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泛微網絡OA協同管理系統平臺(e-cology)簽約上海汽車銷售總公司成功案例

 二維碼 345
發表時間:2020-07-26 10:35作者:免費企業管理系統來源:系統選型網網址:http://www.jgarfunkel.com

上海汽車銷售總公司成功案例


實施企業介紹

上海汽車工業銷售總公司隸屬于上海汽車工業(集團)總公司,上海汽車工業(集團)總公司是中國三大汽車集團之一,主要從事轎車、客車、載重車、拖拉機、摩托車等整車及配套零部件的生產、研發、貿易和金融服務。集團下屬二層次企業55家,員工總數約6萬人。2003年上汽集團實現銷售收入1862億元人民幣(合并972億元),工業總產值1578億元,整車產銷近80萬輛,其中主導產品轎車銷售達到59.7萬輛,實現了歷史最高年度增量18.5萬輛,提前兩年實現了十五計劃確定的主要目標。

上汽銷售原先有一套OA系統,但是隨著業務的不斷拓展原有的系統不能適應企業的發展,針對這一現狀上汽銷售管理層迅速對企業的信息化建設做出了重新規劃,在選型的過程中,通過對多家國內著名的IT廠商進行考察,最終敲定了泛微。


信息化需求緣由

實現辦公自動化之前,上汽集團的辦公軟硬件基礎設施、環境與國內大型企業相比也都是不錯的,可以解決個體的辦公自動化。但是員工仍習慣傳統辦公方式,多滿足于一般事務處理和簡單信息管理,缺少一個保障信息安全、高效、穩定、有序流動的平臺,資源不能共享、信息縱橫向流動不順暢。集團各下屬子公司之間,公司部門與部門之間,部門上下級、平行級之間,形成了一個個孤立的"信息孤島",滯塞了信息通暢的流動,嚴重影響了辦公效率,同時磨蝕了許多員工的工作積極性。作為上汽集團企業信息化工程一個基礎環節,實施辦公自動化項目正是想達到要想達到對于信息流的科學合理的控制,提高公司辦公效率以服務于集團最高目標而實施的。


解決方案介紹

泛微軟件的解決方案設計本著先進性、開放性、可擴充性、可維護性的原則,根據目前業務實際,并充分考慮今后業務發展需要,采用瀏覽器/服務器體系結構與客戶機/服務器體系結構相結合的多層應用結構,使用當前先進的系統平臺、面向對象的開發方法、可視化的開發工具,開發出一套較為完善的適用于銷售行業的信息解決方案。方案設計主要注重:

先進性和成熟性:采用目前比較成熟的先進技術和產品

開放性和標準性:采用有關的國際標準、國家標準和行業規范。

實效性和共享性:能夠及時、準確、動態地更新投資項目信息。并提供信息資源的共享和傳遞。安全性:實現數據庫三層結構安全管理,支持多級權限管理,安全性有穩固的保障。多層安全性保障,從操作系統、數據庫、應用軟件等多層次設置安全屏障,有效保證數據安全保證了客戶數據不被篡改,保證網絡信息的安全性、完整性。

無論是總體設計和詳細編碼,工程展開的核心是辦公和業務管理。泛微在本方案之中,更加重視需求調查、需求分析和與項目管理專家的交流和合作,使的系統作到技術和實用性的高度統一,使之在無論技術上還是在業務流程上都領先于同類系統。

可操作性和易用性:系統軟件安裝簡單、操作方便,具有良好的操作界面,盡可能考慮今后業務的發展。

基本業務模塊: 項目管理模塊、知識管理模塊、人力資源管理模塊、客戶管理模塊、財務管理模塊、 銷售行業的資產管理模塊業務流程模塊。

本系統根據銷售行業企業的業務特點,科學有效的管理和協調產品生產及銷售過程中各個環節。有效的對新產品研發的時間、資金、風險、進度等進行控制,規范生產環節中采購、設備管理、以及財務帳目??焖偬幚礓N售中的訂單以及售后的客戶服務。系統分為九大模塊,有最大伸縮性的應用軟件系統平臺,所包括的任何系統之間、子系統之間不存在邏輯上和物理上的依連性,任一系統、子系統都不以其它系統、子系統的正常運行或存在為必要條件。各個系統即可相互關聯(通過接口程序)又可相互獨立。

以下是泛微協同銷售行業解決方案的特點:

1、打造企業內部協同的工作環境 ;

2、高效的訂單處理,新產品的在線及時發布,網上交易的快速響應 ,;

3、新產品研發過程的全程監控管理,及時反映進度,有效控制資金、風險。

4、豐富靈活的自定義報表功能讓決策者隨時隨地調取,財務、銷售、市場、資產等信息。

5、方便靈活的流程審批,讓你內部的管理更加合理規范,讓您的業務處理流程處理更加得心應手。

6、消息到達提醒功能,使你及時獲取信息,把握文檔處理過程。豐富的知識地圖引導你的工作,讓員工在最短的時間內掌握業務技能。

7、與財務緊密結合,撥款記帳,收款記帳等與財務系統無縫結合,不需人工干預。

8、來自企業內部的真實數據為企業領導人提供必要的決策支持,數據中心為企業方便管理下屬公司的業務指標并能實時監控下屬公司。


解決方案在上汽銷售的具體應用

泛微銷售行業解決方案以泛微協同商務系統e-cology作為管理平臺,管理了銷售行業的知識、客戶(供應商、批發客戶、銷售客戶)、項目(主要是新產品生產和營銷項目)、人力資源、資產和財務等企業資源??傮w功能:


高效管理和運作解決方案

統一基礎設置:打造規范和堅實的管理基礎

通過對銷售行業組織架構、人員結構的調研分析,在e-cology平臺上為銷售行業公司設置了符合企業實際狀況的組織及人員結構,使得上汽銷售公司的各部門、各人員權責分明,相互之間的負責關系清晰。

業務流程設置:將運營的各環節緊密串聯在一起

上汽銷售公司的業務流程比較復雜,日常辦公流程有、公文流轉、資產購置、會議召開等;并且很多業務流程都是跨部門、跨企業的,涉及到多步驟、多條件、海量數據和分析報告等要求。通過e-cology快速業務流程設定功能,結合各模塊的緊密集成和協同運作,實現業務流程的高效運轉、即時監控、靈活設置和數據分析。

多層體系的權限分配:保障企業運營的正常和信息的安全

通過對上汽銷售公司各部門、各人員,屬性設定,以組織、部門、職務、工作性質、安全級別、系統角色等角度多層次定義應用人員的權限,從操作層面和信息讀取層面有力保障企業運營的正常和信息的安全性。

強大的知識管理:有力支撐企業成功運作,提升組織能力

對于上汽銷售公司,其企業的知識積累是發展的重要因素。通過創建一個知識積累、共享和創新的平臺,使各種管理經驗、業務能力、行業資料等顯性或隱性的知識,以及Word/PPT/PDF/EMAIL/表格等不同形式的文檔都能在統一的平臺中進行管理;同時,還可以讓不同組織的人員共享知識,并進行多人對多人的溝通以增進知識的價值;更重要的,還可利用工具進行知識的分析,有力提升組織的能力。


上汽銷售業務解決方案

上汽銷售公司的業務可以分為以下幾大方面:信息資料收集、市場信息的收集、分析和預測、業務知識積累;銷售經銷商篩選,確定;市場活動的策劃方案。在e-cology平臺上,根據上汽銷售公司的投資業務特點,制定了大關鍵解決方案。

業務知識積累

通過一個知識積累、共享和分析的平臺,為銷售行業 公司建立一個知識庫,包括行業背景、行業公司資料、行業研究報告、同行競爭對手研究報告等,并通過分析工具分析出銷售行業公司特點,結合客戶關系(經銷商)管理,建立豐富的知識管理系統。

產品研發和生產中的項目管理

涵蓋銷售產品研發生產的各個方面,建立、管理并監控各種項目,包括戰略規劃項目;市場偏差分析項目;市場調研項目;同行業產品市場分析,生產規劃項目等涵蓋項目的各個環節,通過對項目從宏觀到微觀的把握,充分管理項目任務的分配、狀態的監控、費用的控制、成本效益的分析、風險性的控制等,統一并協調項目相關的各種知識、文檔、人員、資金等因素,使得產品研發和生產順利進行。

對供應商的管理

包括供應商的資料管理:

通過建立詳細的供應商資料庫,管理供應商公司資料、人員資料、戰略規劃、產品銷量信息等,所有的信息都充分整合,形成完善的、即時更新的供應商資料庫。

對供應商市場監控和分析

通過建立數據中心,及時收集各大車市、代理商的銷售信息、庫存信息、同行產品價格信息等數據,實時對數據進行采集、匯總、審議、確定、共享和分析,生成各種統計和偏差分析報告,從而對產品的市場狀況和發展前景做出詳盡的分析,以支持企業采取相應的措施應對。

實現生產廠商、銷售廠商的及時信息交互。

通過分配給銷售廠商相應的權限,使他們可以進入到e-cology系統中,查看最新產品生產信息、傳送數據、提交自己訂單的信息、執行相關的庫存處理任務、等,實現跨企業的高效協作,生產廠商和經銷商信息的及時交互。

市場推廣和策劃

通過對市場信息的分析后,在產品進入市場前制定相應的市場活動和策劃以促進產品在進入市場后迅速占領市場。對整個市場活動推廣和策劃中做到:各方信息的準確性;預算、經費合理控制;人員的工作計劃、任務分配的合理性等,都將起著重要作用。

應用泛微協同管理e-cology的收益

泛微協同管理平臺e-cology系統效益統計結果



指標
實施前統計值
實施后統計值
行政事務審批周期
1周-2周
1-2天
流程規范化
工作盲目性強
工作開展目的明確
通知類、公告類的響應率
85~90%
99%-100%
人員工作時間(一天按8小時計算)
有效工作時間僅為3-4小時
有效工作時間提升到6-7小時
日常報表的出報時間
1周一次
隨時
合同審批周期
1周
1-2天
辦公用品支持
12萬元/月
1萬元/月
新員工具備上崗能力的時間
3-4月
1個月
計劃下達與監督
無法有效監督,通過匯報以及開會實現
實時監控、即時下達計劃
減少員工工作負擔
平均任務的完成周期2-3周
平均任務完成周期1-2周
工作任務的完成率
任務延遲率在20%-30%
任務的延遲率基本在5%
充分挖掘硬件投入
計算機作為上網與打字的工具
作為獲取有用信息與知識,成為工作協同平臺
固定資產管理
固定流失率在15%
固定資產的流失率1%-3%
員工的離職率
12%/年
2%/年
會議頻率
50個會/月
20會/月
客戶資料的丟失與泄露
5%-10%
0
公司管理費用預算與實際的比較
預算超支率大20-50%
預算超支率10%以下
管理費用統計所需要的時間
10-20天
即時
客戶的滿意度
86%-96.7%
93.8%以上
財務報告
10天




泛微協同管理平臺e-cology應用后間接效益分析與同行業經營效益比較


指標
可度量的結果
指標
可度量的結果
生產成本降低
11-24%
采購成本降低
17.5-20%
現金管理
13-24%
應收帳款減少
6-7%
人員減少
33-44%
準時交貨率提高
3-9%
庫存資金降低
40-48%
財務結算周期縮短
13-20%
收入或利潤增加
18-22%
生產效率提高
23-32%
銷售費用降低
8-11%
訂單處理周期減少
18-32%
產品合格率提高
3.5%






欠缺和有待提高的地方

在項目實施的過程中,實施前的準備做的不是很好,以至于員工心里出現一種奇妙的"逆反"傾向。此外,那些雖然接觸過現代辦公方式但卻更習慣于傳統辦公方式的員工,也出現過短暫的"辦公自動化恐懼癥",導致實施周期延長。

另外,各模塊的具體操作使用反映比較復雜,比如說系統管理員設置工作流,雖然功能很強大,但是操作起來比較難掌握,希望做的更加人性化。


案例實施組織的評價

通過泛微協同管理平臺e-cology解決方案,上汽銷售公司的業務運作和組織管理將得到了極大的提升,具體表現在以下三方面:

高效規范的企業運作

改變企業原有的,因機構龐大和人員眾多而出現的管理不規范、任務拖延、職責不明、無法監控等情況,機構、信息、人員、權限、流程層層分明,隨時跟蹤分析;改變企業原有的手工處理事務的情況所造成的效率低下、重復勞動多、紙張資料繁雜難以統一保管、數據容易丟失、無法匯總分析等情況,創建一個高效的、全面協同的工作環境,各種信息整合管理、電子流程打通部門之間、企業之間的壁壘,信息流、物流、資金流通常無阻。

知識平臺支持個人和組織能力發展

設定全面的、可帶來效益的知識管理平臺,將原有分散的業務知識、工作經驗、解決方案、背景資料等進行整合,清除由于信息來源、信息結構龐雜帶來的知識死角,有效挖掘知識,提供最新的、準確的、完整和一致的知識信息,并充分利用網絡資源、搜索技術和在線交流的便捷,使知識得到充分共享,打破信息應用的組織邊界和地理邊界。

業務管理使企業獲得可見的近期及遠期效益

銷售行業對市場信息的依賴性比較強,信息量龐大,參與人員眾多,任務復雜,需多人、多部門協作,需即時監控和有效分析市場狀況,實現企業對各種新產品研發和生產以及銷售的全面管理,各種業務資料得以存儲在統一的數據庫中并高度集成;可實時監控、調整和分析市場的相關因素,可進行跨部門、跨企業的項目協作和隨時的溝通;可及時收集、匯總、分析。全面降低產品投放市場風險、減少成本、縮短周期,實現可預見的企業效益。

業務數據及時匯總處理、決策命令準確下達

作為大型的汽車銷售企業,上汽銷售公司每天大量的交易額等數據處理是各個部門頭疼的問題,同時又因為人工處理的步及時使決策層不能掌握準確的數據和及時的分析,從而影響到決策層做出正確的判斷。

信息化系統實施以后,將數據及時處理并傳遞到泛微協同商務系統中,不論有多少商品、當天有多少交易額,只要通過泛微協同商務系統,當天的商品交易情況、交易額的匯總、交易數據的分析就輕松解決,真正做到了業務數據的實時傳送,為永樂的決策層提供了準確的參考數據。

各種報表出具準確及時、減少經營成本、降低經營風險

在沒有上線信息化系統之前,上汽銷售決策層所需要一些分析報表都是相關部門手工處理完成,準確性相對較差而且不能即使遞交到決策層,讓決策層無法實時的掌握每個月的經營狀況。

泛微協同管理平臺e-cology實施以后,只需要初期設置好每個分部的報表公式和報表流程,當月工作報表就可以及時出具,而且數據準確,大大減少了企業的人力成本、降低了企業經營風險。

強大的信息共享平臺支撐企業的快速發展

上汽在上線泛微協同管理平臺e-cology之前,總部與分部,分部各個部門的信息共享度不夠,每個部門的信息不能做到有效共享,為企業信息的統一準確管理帶來了很大的障礙。

通過泛微協同管理平臺e-cology,能夠將企業所有的信息(供應商、銷售商、商品、人員等)進行統一、集中管理,企業決策層和部門所需要的資料都可以在這個平臺上查詢到,真正做到了信息的有效共享,實現了企業在任何地點可以查詢到自己想要的信息。

隨著項目實施的結束,泛微協同管理平臺e-cology通過其先進的管理理念、規范的工作流程逐步優化了上汽銷售的工作流程,企業管理更加精確、更加有效,業務處理效率及市場響應速度顯著提升,達到了優化業務流程,提高工作效率,降低企業經營成本的最終目的。


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