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銷售人員參閱:一波“三折” 我難忘的OA選型經歷

 二維碼 391
發表時間:2020-07-26 10:35來源:OA選型知識網址:http://www.jgarfunkel.com

一波“三折” 我難忘的OA選型經歷

海鴻公司是國內一家大型航運企業,從事油輪運輸30多年,主要承擔內外貿進出口油品運輸。從2004年,海鴻也開始建造國內大型油輪,進行油輪的“升級之路”,邁向組建“世界級船隊”的第一步。

  遭遇“幸福的煩惱”

  近些年來,海鴻公司在外部油運市場日趨好轉以及員工齊心協力的努力下,獲得了快速發展的同時,卻發現自己陷入了一個“幸福的煩惱”:一方面,是企業的快速發展,前景一片看好,員工信心十足,享受著發展的樂趣;另一方面,快速發展的海鴻公司內部也呈現一片過于“忙碌”的景象。

  公司領導層總感覺到自己的時間不夠用,日程安排不過來了,企業信息資源處于“孤島”狀態難于共享,員工也是一番忙碌的景象:有的拿著申請單到處找人簽字,有的忙著復印文件下發到各個部門,有的花費了兩個小時尋找一份合同樣本,有的在拼命回憶上周的交流細節以準備明天的談判,有的滿頭大汗的給客戶準備郵寄信函……

  是什么原因導致這種“幸福的煩惱”出現呢?公司管理層一直在思索,是人手不夠嗎?可公司人事報告顯示,各部門、各崗位都有充足的人才儲備,以備企業發展之需。是管理制度問題嗎?多年來,公司身處改革前沿陣地——廈門,接受新知識、新的管理方式很快,管理改革也一直在進行過程中,也就是說制度方面問題也不大。就在這個時候,信息部門的一項關于辦公自動化系統建設的提議,將使這些困惑可能迎刃而解,海鴻公司管理層意識到了以辦公自動化為核心的信息化對企業解決這些問題的作用和價值所在。

  實際上,這種情況也存在于大多數發展中的企業。隨著企業規模擴大,內部溝通頻率相應增多,卻越來越不順暢;企業知識呈幾何級上升,卻無法以一種方式沉淀下來;多部門、多崗位的協作增多,效率卻下降了等等,這些煩惱使發展中的企業感覺自己的工作效率像受到了地球引力一樣原地打轉飛不上去,成為了公司進一步快速發展的絆腳石。

  找到癥結,在我的建議下,公司管理層決定對癥下藥,盡早解決這個困擾企業發展的頑疾,促進企業深化發展。經過慎重考慮和內部調研后,海鴻公司的信息部門開始著手辦公自動化系統的建設,重點解決企業發展的瓶頸問題,為企業新一輪新發展奠定堅實的基礎。

  OA選型啟航

  海鴻公司的總體目標是快速地建立起一個彈性、靈活、高效的電子化協同辦公與知識管理環境,能幫助企業解決業已存在的種種問題,實現“四個自動化”:①實現工作流轉的自動化;②信息發布平臺的自動化;③內部通訊系統的自動化④實現文件管理的自動化。

  于是海鴻OA啟航,開始招標選型,成立以張董事長為組長、兩位公司副總為副組長、我為常務負責的選型班子。

  綱舉目張,首先我在選型時制定以下標準是:

  ■軟件系統穩定可靠

  ■可以根據需求進行定制功能

  ■品質上乘

  ■有類似的成功應用實例

  ■實施企業具備強大的技術實力和豐富的實施經驗

  剛開始在選用國內還是國外廠商上,我是傾向于國內廠商的,因為OA并不象ERP那樣非常復雜,沒有必要選用費用高實施難度大的國外高端OA軟件,海鴻公司以前也有實施一些實施較好的國內內信息化案例。

  通過兄弟單位的建議推薦和互聯網上搜索OA供應商目錄,我有針對性地邀請了一批來自吉林、北京、上海、廈門等地5家專業軟件廠商參與應標。

  其實2003年起,就有幾家OA商與我公司聯系OA事宜。其中有一家是通過公司副總關系推薦過來的。

  當時,這六家國內OA商技術水平差距不大,各有千秋。

  我決定進一步對這六家廠商的專業水平、服務能力、成功案例、持續發展實力以及產品先進性、美譽度等因素進行一番“比武招親”。

  正當我準備按“公正、公平、公開”的原則“選型招婿”時,我的原則受到重大的考驗,各路說客紛至沓來,走后門、遞條子、打招呼一個個過來。我不明白,一條不起眼的招標通知,我竟成了“紅人”,令我左右為難。尤其是當時公司主管銷售的王副總也對我異常熱乎起來,說了我不少好話,也大為贊賞KS軟件商,意味深長說:“KS軟件在廈門有好多的用戶單位,也是我們供應商的合作伙伴,選它沒錯,再說,這幾家軟件商技術水平其實大同小異。別擔心啊?!?/p>

  但是由于KS公司的OA結構是C/S,讓我有點不看好,我當時比較欣賞北京DJ軟件,因為DJ軟件是B/C結構,容易安裝維護。所以我一直猶豫不決,這一拖竟過去1個多月。

  在一次公司高層行政會議上,王副總竟當著張董事長之面批我辦事拖拉,和稀泥,影響了信息化進程。

  在權威之下,我竟然一時妥協,將就起來,放棄原則,放棄了堅持,一些應有的程序、關口逐漸流于形式?!凹慈徊畈欢?,那就選KS吧?!?/p>

  然而就因我這妥協、將就,沒有把關好,竟犯了一個終生難忘的錯,差點被炒了魷魚。

  從波折到拋錨

  平心而論,KS系統運行后,公司公文流轉速度的確快了,辦公效率也有一定提高。但是隨著海鴻的急速發展,應用的不斷深入,數據與日俱增,原有KS公司OA系統開始表現出不堪重負、響應速度急劇下降的頹勢。主要原因與原購于該OA系統有很大關系。

  當時該軟件采用的是Client/Server(客戶機/服務器)結構,此結構把數據庫內容放在遠程的服務器上,而在客戶機上必須安裝相應軟件。這種結構的程序是針對性項目開發,變更不夠靈活,維護和管理的難度較大,不利于定制擴展,使很多改進工作過于依賴開發商,難于在更多的分支機構進行推廣應用。其次,該OA系統細節設計不夠,流程不合理,兼容度不夠,比如在涉及到財務等復雜部門文件和業務流程時,審批繁瑣、保密度不夠、接合度差等。再者,該軟件商由于自身經營問題,企業經營體制突然發生重大改變,使它在全國市場的售后服務難于到位,技術難于及時升級、改進,已遠不能滿足海鴻的協同管理要求,辦公效率受到嚴重影響。

  不到一年,該OA系統反應日漸滯慢,工作效率沒升反降,最終導致大部分功能被許多員工棄用,公司OA系統每況愈下。2005年,公司認為長痛不如短痛,決定摒棄原有的OA系統,老OA終于如船觸礁拋錨了。

  就這樣,15萬元OA項目就在我眼皮下“放鴿子”,當時我想“完蛋了,老板肯定把我吃掉。準備卷鋪蓋吧?!?/p>

  然而事出意料,老板只是淡淡說:“選型失敗,有多種原因,不能全怪您。您就將功贖罪,重新再來。這次由您全權負責,誰也不能干涉,我當您后臺!”

  我很感動,仿遇明君。

  再次踏上選型之旅

  于是在危然之秋,我再次受命踏上選型之旅,重建辦公自動化系統,在全國范圍內在重新尋找合作伙伴。

  此次只準成功不能失敗,我制定非常嚴密、詳細、完整的選型方案與流程。

  1、成立選型小組制定選型規劃

  公司再次成立以張董事長為組長、我為副組長、全權負責人的5人選型小組。我很快進入實質階段,立即召開選型會議,共同探討公司基本情況、選型大致步驟,制定公司OA需求分析初稿,并征求應標的軟件商意見與他們探討各種問題。

  2、確定選型標準

  如今,站在企業和老板的利益立場,我應該考慮哪些問題呢

  作為國內大型的水上油品運輸企業之一,海鴻公司對OA產品既應有十分嚴格的功能、性能評選指標,也有著一些他們自身客觀的、特殊的要求,應像選拔體操冠軍一樣,設置各種的評選指標,通過“過五關,斬六將”的方法,尋找金牌級OA。

  第一關:有行業經驗嗎

  公司作為國內大型的水上油品運輸企業,在交通運輸行業里有著相當的名氣,其辦公自動化需求和應用特點在行業內是頗有代表性的,而一家有行業經驗的軟件廠商可以做到在今后的實施過程中更好地準確理解企業需求,可以有效避免理解誤差和產生摩擦。因此,我認為,公司首先強調的便是軟件供應商必須具有行業經驗。

  第二關:有集團內的成功客戶嗎

  既便有同行業經驗,在我看來還是不夠的,行業存在共性需求,但同一個行業不同企業間還是存在有不同的管理模式和企業文化,海鴻作為下屬中油集團下一家分公司,擁有自己特色的管理理念、企業文化、價值觀念等,因此,選擇一家在本集團已經有成功經驗的軟件廠商無疑會為OA順利實施提供更為堅實的保障。

  第三關:應用調整靈活嗎

  公司是一個擁有眾多職能部門、下屬機構眾多、辦公地點分散的大型企業,管理流程具有相當的復雜性,例如,各種文檔管理、表單、流程等相對于中小型企業都要復雜的多,這就要求OA軟件必須具有大量可定制的功能,而且面對激烈的競爭環境,企業在發展過程中需要不斷地進行調整與變化,這就要求OA軟件不但要功能強大而且具備滿足個性化需求、靈活調整的特性,必須具有大量可定制的功能。

  第四關:有權威認證嗎

  實施OA承載著公司領導提升公司管理水平,增強企業競爭力的設想,寄托著公司所有員工的熱切希望。因此,產品品質是至關重要的一環,產品質量決不能馬虎,產品在使用過程中也許因為一個小瑕疵就可能造成決策失誤或管理混亂,帶給公司巨大的損失??己水a品品質的一個重要標準是看其通過了哪些權威認證,榮獲了哪些有價值的榮譽,再定斷。

  第五關:實際效果怎么樣

  “眼見為實,耳聽為虛”??己水a品品質的另一個重要標準是看其實際效果,到該OA商在其它用戶單位的實際應用情況進行考察,聽取用戶單位的實際評價,而這是任何精美資料案例都無法體現的。因此,對于公司可謂慎之又慎的軟件選型過程來說,這是最讓我重視而且必須走的一步。

  3、分析售前方案

  軟件商售前方案對一個項目的成敗關系并不大,但它反映一個軟件商的臉面和態度,從中能感覺出軟件商是否很重視它這個項目,因此我必須盡可能在小地方給挑出毛病以檢驗軟件商的精細度。因為看似精美的解決方案有可能是“美麗的謊言”,在沒有得到驗證之前,決不能輕信。

  但從技術角度講,方案給人留下的印象遠不如當面溝通與現場展示深刻,這就需要產品演示。

  4、產品演示

  產品演示是項目選型的重要階段,展示一個軟件商的實力,企業會通過軟件的演示對各家軟件形成大致的感覺。我們參加選型的人用了一個星期讀了四家軟件商所有的解決方案,從方案內容上看,好像都差不多,也看不出誰能更好地滿足公司需求。于是接著按流程分兩天安排這四家軟件商到公司集中來進行產品演示。

  在現場,這四家軟件商都是兩人一臺電腦,只有D軟件商準備得最充分,總共來四個人,其中有兩個是副總工,衣著得體,行為顯得很專業化。D軟件商事先做了很多準備,將現場聯成了一個網絡,現場給我們演示了一個網上辦公系統。他們講演的方式非常好,一個人專門講,一個人配合演示軟件,感覺非常細致非常順暢,而且D軟件專門為我們錄入了很多數據,甚至包括我們準備實行的新編碼,當時感覺非常好。

  我對D公司印象越來越好。

  5、競標報價

  公司OA項目競標報價都是自行報價、統一拆封的。B軟件商價格很實在最低,這個價格低于我的投資預算25%,A軟件商價格比預算僅低了兩萬元,C公司價格超出預算20%,D軟件報價略超過我的投資預算6%,但還贈送一套電子簽章、手機短信系統,應報的價格是較為實在的。另一個利好是D公司答應如中標,款項可為三次付,最后一筆20%款可在項目實施評估驗收通過后付。這讓我很放心。因為錢全給了就請不動“大爺”了。

  6、系統試運行

  “三分軟件,七分實施”。是驢是馬,要拉出來騮騮,再說“一朝被蛇咬,十年怕井繩”,為了萬無一失,我提出了通過初選的四家軟件商必須要提供2個月免費試用期的較高要求,試用版也行,一是讓員工盡早完成從手工到無紙化辦公過渡的適應,二是檢驗軟件的實力與適合度。結果有一家明確反對,一家猶豫,只有D和B軟件商答應。

  7、綜合評分

  2個月后,在經歷提報售前方案、竟價、演示與試運行以及實地考察,我們5人選型小組開了個終評會,我提出為成本要縮小、操作要易用和要有典型成功案例的重點選型考核目標,請大家結合自己的感受發表意見。大家暢所俗言各抒己見,大部分人認為D軟件演示最好,講解得最流暢,試運行狀況也不錯,也有人提出該軟件接合度不太好,軟件有待改進;有人說B軟件技術包容性好,但有死機過,我倒沒有注意這點;也有人說A、C公司也不錯好,這二家可考慮保留。在這四家中應該淘汰誰、誰能勝選呢

  根據上次選型教訓,這次我也請了第三方顧問作為選型的參考。

  最后我制定一個選型考核綜合評分標準表,把小組5個人和顧問的加權意見,送給老板審批決定。

  說一些題外話。在這次選型中,我碰到兩家軟件商及其代理商有意無意的“回扣暗示”,即業務做成了,給我15-20%的返利。但經歷上次選型失敗的風波,想到老板對我的寬容與支持,我覺得做CIO要講原則,要講良心,不能陷入灰色旋渦,不然以后我就沒辦法這個道上混了。于是我無動于衷回絕,堅持秉公辦事優勝劣汰。

  最終D軟件商脫穎勝出。

  耗了4個多月,雖然比計劃慢些,但選型總算順利圓滿完成了。近一年過去了,D系統一直運行良好。

  協同OA系統奠定了我公司信息化的基礎,也是公司向信息化要效益的又一個里程碑式工程。更為可喜的是,協同OA系統的成功實施與應用,帶來一系列連帶整合效應,給公司帶來了信心。2006年底,公司成功導入并實施ISO9001:2006質量管理體系,半年后,公司乘勝追擊開始上馬MIS系統(物流資源管理系統),最終實現了協同系統與MIS系統的相互協作與集成。

  我也獲得應有的回報:提升工資+部門擴大編制+評上優秀員工,更重要是得到公司上上下下的一致肯定。我真正成為了一個名副其實的CIO!此時此景,我豪情頓生,感慨之重不亞上次。

  歷經選型波折,我有幾點選型體會以饗業界同仁,希望共勉:

  其一,要了解。了解企業,了解管理,了解軟件甚至了解軟件公司;其二,要溝通。與決策層溝通,與管理層溝通,與崗位工作人員溝通,與軟件銷售人員溝通,與軟件公司其他人溝通;其三,要慎重。信息化關系重大,選不好先砸的是自己的飯碗;其四,要堅持。選型要堅持原則,堅持大局,不要受不良內外因素干擾,方能成功。


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