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泛微oa預算費控管理平臺解決方案

 二維碼 2455
發表時間:2018-07-04 15:48作者:OA小編來源:OA系統選型網網址:http://www.jgarfunkel.com

泛微oa預算費控總體思路

總體思路

說明:

費控管理的核心是通過構建流程,對費用相關事務進行管控,從而達到對各預算單位的預算支出控制。

預算方案編制

預算方案

功能說明

針對不同的預算管控流程,編制預算的費控方案。

此處編制的預算方案可針對系統中所有的引用了預算方案的流程進行費控。

添加預算方案

點擊預算方案菜單進入頁面,點擊 如下圖所示


字段說明:

方案名稱:方案的名稱。

方案編碼:方案的編碼。

方案年度:方案的起始年份~結束年份(結束年份不選擇表示自起始年份開始始終有效)

啟用方案:控制方式是否啟用。

點擊 完成此操作。

維護預算方案

選擇要刪除的預算方案,點擊 按鈕進行刪除,如下圖所示


點擊要編輯的預算方案,進入預算編輯頁面,如下圖所示


費控設置

功能說明

針對預算方案設定預算對象和對象的預算控制范圍及方式。一個預算方案中可添加多個費控設置對象,以方便從不同的維度控制強度進行預算控制。

維護費控設置

通過 新建預算方案:保存并進入詳細設置;編輯:費控設置,進入預算方案詳細設置界面,如下圖:


在編輯預算方案界面,點擊 創建費控設置,或點擊費控設置列表的 維護費控設置,如下圖:


字段說明:

預算科目:選擇費用控制的預算科目的范圍(屬于、不屬于指定的科目)

費用單位類型:選擇費用控制的費用單位的類型(分部、部門、個人)

費用單位:選擇費用控制的費用單位(屬于、不屬于指定的分部、部門或者個人)

費控強度:當滿足以上條件的預算費用超標時,提交流程時進行的控制模式(不控制、強控、弱控)。當有多條費控設置被同時滿足時,費控強度優先級:不控制>強控>弱控。

提示語句:當滿足以上條件的預算費用超標時,提交流程時提示的語句。依據用戶登錄時所選的語言自動調用相應語種。提示語句可使用以下占位符動態輸出相應內容:

#subjectName#:科目名稱
#orgTypeName#:費用單位類型名稱
#orgName#:費用單位名稱
#feeDay#:費用日期
#applyamount#:費用金額
#budgetavail#:當前可用金額

預算流程單獨配置預算設置

詳見下文。

預算編制

預算期間配置

功能說明

確定預算生效時間范圍。

新增操作

點擊期間設置菜單進入頁面,如下圖所示


點擊 菜單,如下圖所示


字段含義:

年:預算期間所屬預算年度

開始日期:預算期間的期初日期

狀態:

未生效:新建的預算期間默認狀態,不可查看修改的預算;

生效:當前的預算期間,可修改使用的預算;

關閉:已經發生過的預算期間,關閉的預算可以查看但不能修改;

點擊 完成此操作。

維護預算期間

將鼠標移至一條預算期間記錄的 處,出現如下圖所示的工具條


點擊 可刪除未使用的預算期間。

點擊 使當前預算期間狀態變更為生效。

點擊 使當前預算期間狀態變更為關閉。

必須有一個生效狀態的預算期間才能使用預算模塊,只能維護當前狀態為生效狀態的預算數據,當前狀態為關閉狀態的預算期間預算設置界面不可見。

點擊一條預算期間的 按鈕,可以進入預算期間維護頁面,如下圖所示。


點擊 可修改相應期間期初、期末日期(1~12期分別對應1~12預算月度)。

點擊 完成此操作。

預算科目配置

功能說明

維護預算科目,明確進行費控的預算科目。

新增操作

點擊預算科目菜單進入頁面,如下圖所示


點擊 菜單,如下圖所示




字段含義:

名稱:科目名稱。

狀態:未封存:流程中可選擇該科目;已封存:流程中該科目不可選擇;

科目級別:一級科目;二級科目;三級科目;一二級科目為大類,三級科目為實際預算額度分配科目。

預算周期:每月:按每個月進行預算控制;每季度:以3個月為一期進行預算控制;每半年:以6個月為一期進行預算控制;每年:以12個月為一期進行預算控制;該字段只能在一級科目中進行配置。

下級統一費控:

一級科目啟用該項目,則所有隸屬于該科目的所有三級科目的可用預算、審批中預算和已分配預算匯總到一起進行控制。

二級科目啟用該項目,則所有隸屬于該科目的所有三級科目的可用預算、審批中預算和已分配預算匯總到一起進行控制。

可編制預算:當三級科目的直線上級科目有啟用下級統一費控時,所有統一費控的三級科目唯一可分配預算額度的三級科目。

類型:支出;收入;科目收支分類。該字段只能在三級科目中進行配置。

科目預警值:在預算設置中如達到預警值則標注為橙色。

允許偏差:費控設置校驗時允許偏差的預算額度。

描述:描述備注字段。

點擊 菜單完成此操作。

維護操作

將鼠標移至一條預算科目記錄的 處,出現如下圖所示的工具條


點擊 進入科目維護見面如下圖


點擊 可封存當前科目,前臺不可見該科目。

點擊 刪除所選擇預算科目,已被使用的預算科目無法被刪除。


科目預算周期說明

1、月度預算分1~12期,對應預算期間中設置的1~12期(非自然月,按期間設置的配置的每期的開始結束日期分隔)

2、季度預算分1~4期,每期對應預算期間中設置的3期。

1)季度1期時間涵蓋:預算期間1、2、3期;

2)季度2期時間涵蓋:預算期間4、5、6期;

3)季度3期時間涵蓋:預算期間7、8、9期;

4)季度4期時間涵蓋:預算期間10、11、12期;

3、半年度預算1、2期,每期對應預算期間中設置的6期。

1)季度1期時間涵蓋:預算期間1、2、3、4、5、6期;

2)季度2期時間涵蓋:預算期間7、8、9、10、11、12期;

4、年度預算1期,每期對應預算期間1~12期。

預算編制

功能說明

編制總部、部門、分部和個人不同科目的總預算。

預算查詢

點擊預算編制菜單進入頁面,如下圖所示


點擊左側的組織機構樹:進入總部、分部或部門預算界面。如下圖


字段含義:

組織機構:當前展示的預算數據的所屬預算單位。

預算年度:可選擇要查看的預算年度與預算版本。

預算總額:總預算額度。

已分配/匯總預算:已經分配到下級組織機構的預算總額度。

已發生費用:當前預算單位已經發生的預算額度。

審批中費用:當前預算單位在途的預算額度。

月度預算:切換至預算周期為月度的預算科目明細界面。

季度預算:切換至預算周期為季度的預算科目明細界面。

半年度預算:切換至預算周期為半年度的預算科目明細界面。

年度預算:切換至預算周期為年度的預算科目明細界面。

版本歷史:進入歷史版本列表界面。

部門預算(個人預算):進入下級部門(個人)預算查看界面。

點擊 按鈕,進入預算編輯界面,可更改預算科目的總預算金額。

點擊 按鈕,進入預算導入界面,可通過excel直接導入科目預算金額,并生成草稿版本。


編制預算

點擊 菜單,如下圖所示


字段說明:

組織機構:當前展示的預算數據的所屬預算單位。

預算年度:可選擇要查看的預算年度與預算版本。

預算總額:總預算額度。

已分配/匯總預算:已經分配個下級組織機構的預算總額度。

已發生費用:當前預算單位已經發生的預算額度。

審批中費用:當前預算單位在途的預算額度。

月度預算:切換至預算周期為月度的預算科目明細界面。

季度預算:切換至預算周期為季度的預算科目明細界面。

半年度預算:切換至預算周期為半年度的預算科目明細界面。

年度預算:切換至預算周期為年度的預算科目明細界面。

版本歷史:進入歷史版本列表界面。

部門預算(個人預算):進入下級部門(個人)預算查看界面。

點擊 按鈕,將當前修改的內容保存為草稿版本。

點擊 按鈕,將當前修改的內容保存為生效版本。

點擊批準生效后,會對所有科目預算進行合法性校驗耗時較長,會出現生效進度,請勿離開該頁面,如下圖所示


點擊 按鈕,將當前修改的內容保存為審批中版本,并觸發審批設置中配置的審批流程。

點擊 按鈕,進入預算導入界面,可通過excel直接導入科目預算金額,并生成草稿版本。

點擊 按鈕,將科目全年輸入框中的預算額度均分到所有預算期間中。


預算編制口徑


公司總部預算包含下級組織架構預算

分部包含下級組織架構預算

部門包含下級組織架構預算

當前預算單位預算必須小于等于直接上級預算單位的可用預算

當前預算單位預算必須大于等于已分配、已發生和審批中預算額度之合

預算額度編制口徑:
總預算:分配給總部、分部、部門、個人的預算總額,總部額度中包含直接下級分部的所有預算額度,分部額度中包含直接下級分部與直接下級部門的所有預算額度,部門額度中包含直接下級部門和所屬個人的預算額度。
已分配預算:當前預算單位(總部、分部、部門、個人)直接下級(直接下級分部、部門、所屬個人)的預算額度。
審批中預算:當前預算單位(總部、分部、部門、個人)費用表中記錄的預算狀態為在途的金額之合。(不包含下級預算單位的額度)
已發生預算:當前預算單位(總部、分部、部門、個人)費用表中記錄的預算狀態為生效的金額之合。(不包含下級預算單位的額度)
可用預算:總預算 減 已分配預算 減 審批中預算 減 已發生預算。(數據庫中沒有字段保存該值,始終實時計算)


預算導入

點擊 按鈕,如下圖所示


字段說明:

組織架構:當前準備導入的預算單位(總部、分部、部門和個人)。

預算年度:當前準備導入的預算的年度。

模板文件:點擊 后,下載當前預算版本的excel,方便編制導入數據。

Excel文件導入:點擊 選擇編制好了科目金額的excel文件以備導入。

點擊 生成預算草稿版本,完成此操作。

預算對比

點擊版本歷史,進入歷史版本列表界面,如下圖所示


選擇兩個版本后,點擊 按鈕,如下圖所示


字段說明:

組織機構:當前展示的預算數據的所屬預算單位。

預算年度:可選擇要查看的預算年度與預算版本。

預算總額:分別顯示兩個比較的預算版本的金額。

變更差額:顯示兩個比較的預算版本之間的差額。

月度預算:切換至預算周期為月度的預算科目明細界面。

季度預算:切換至預算周期為季度的預算科目明細界面。

半年度預算:切換至預算周期為半年度的預算科目明細界面。

年度預算:切換至預算周期為年度的預算科目明細界面。

預算信息:進入預算詳細信息界面。

部門預算(個人預算):進入下級部門(個人)預算查看界面。

下級預算信息

點擊 部門預算、個人預算 菜單進入頁面,如下圖所示


可查看下級組織機構預算信息。

審批流程設置

功能說明

可為每個分部設定相應的審批流程,當預算數據導入時,需要審批通過方能生效。預算審批流程為系統流程,用系統表單,系統自動觸發流程,當流程歸檔時,預算數據生效。分部費控管理流程可延用到下級部門;也可不設定相應的審批流程,當預算數據導入時,直接批準生效。

設置審批流程

點擊審批設置菜單進入頁面,如下圖所示


點擊 選擇預算審批流程,如下圖所示


上圖中所選的審批流程,必須使用系統表單預算審批流轉單(154)的流程。

編制權限設置

功能說明

可為OA角色分配可編制預算的機構范圍。

編制權限

點擊編制權限設置菜單進入頁面,如下圖所示


新建編制權限

點擊 按鈕,如下圖所示。


字段說明:

角色:選擇OA角色。

說明:編制權限說明。

總部:是否可編制總部預算。

分部:選擇可編制預算的分部。

部門:選擇可編制預算的部門。(當可編制某個部門的預算時,將同時獲得可編制該部門所屬人員的預算)

點擊 ,完成此操作。

維護編制權限

將鼠標移至一條編制權限記錄的 處,出現如下圖所示的工具條


點擊 ,打開預算編制權限維護界面。

點擊 ,完成修改此操作。

點擊 ,刪除當前選擇預算編制權限記錄。

點擊 ,可批量刪除選擇的預算編制權限記錄,如下圖所示


預算流程

功能說明

預算流程是預算模塊的一個重要功能,企業管理會計的高效執行,必然要通過流程來控制預算申請、調整等。借助費控管理來控制企業成本預算,可以將企業的戰略落實到企業管理的各節點。費用申請管理對于預算的設置至關重要,同時費用申請管理也一定程度上為企業內部管理制度的執行提供了參考和標桿。

自定義表單和系統表單可以自如的財務費用管理,同時幫企業更有效做預算的管控。

預算申請

功能說明

費用申請通過流程來執行預算占用、審批與使用。

自定義表單費用報銷流程

點擊預算流程菜單 按鈕,如下圖所示


字段說明:

流程名稱:選擇一條需要啟用費用報銷費控的自定義表單流程。

是否啟用:是否啟用費用報銷費控效果。

預算方案:選擇要套用的預算方案。

點擊  ,完成此操作

維護預算流程設置

將鼠標移至一條預算流程記錄的 處,出現如下圖所示的工具條



點擊 ,可對所選的預算流程記錄批量進行修改要套用的預算方案,如下圖所示


字段說明:

流程名稱:需要修改的費用報銷費控的自定義表單流程。

預算方案:選擇要套用的預算方案。

點擊 ,將本次所選的預算方案追加入所選擇的流程原有的預算方案中。

點擊 ,將本次所選的預算方案覆蓋(替換)所選擇的流程原有的預算方案。


點擊 ,可對所選的預算流程記錄批量進行刪除,如下圖所示


PS:只刪除費用控制的相關定義,不會刪除流程本身。


點擊  ,進入預算流程詳細設置界面,如下圖所示


點擊 ,完成此操作

費控字段對應

點擊 ,如下圖所示


字段說明:

預算科目:選擇費控預算科目所對應的流程表單字段。(報銷費用類型瀏覽按鈕)

費用類型:選擇費控單位所對應的費用單位類型的流程表單字段。(選擇框:第一選擇項:個人;第二選擇項:部門(默認值);第三選擇項:分部)

費用單位:選擇費控單位所對應的流程表單字段。(單部門瀏覽按鈕)

費用日期:選擇費控期間所對應的流程表單字段。(日期瀏覽按鈕)

金額:選擇預算審批金額所對應的流程表單字段。(單行文本,浮點數,2位小數)

個人預算:選擇當選擇預算單位為個人時顯示個人預算信息所對應的流程表單字段。(單行文本)

部門預算:選擇當選擇預算單位為部門時顯示部門預算信息所對應的流程表單字段。(單行文本)

分部預算:選擇當選擇預算單位為分部時顯示分部預算信息所對應的流程表單字段。(單行文本)

點擊 ,完成此操作

動作設置

點擊 ,如下圖所示


字段說明:

凍結預算:經過此處所選的節點后,會將流程中的預算放入審批中狀態。

觸發該action后,首先清除該流程之前已經生成到費用表中的預算數據,再將流程表單中的預算數據寫入費用表,并將費用狀態置為審批中(在途、凍結)。

扣除預算:經過此處所選的節點后,會將流程中審批中預算設為已發送預算。

將費用表中由當前流程生成的預算數據的狀態更新為已發生(生效)。

釋放預算:經過此處所選的節點后,會將流程中的預算釋放為可用預算。

將費用表中由當前流程生成的預算數據清除。

執行節點(節點前附加操作):流程流轉至節點前時觸發相應動作。

執行節點(節點后附加操作):流程流轉至節點后時觸發相應動作。

執行出口:流程流轉滿足某個出口條件時觸發相應動作。


實際場景舉例:
1、用戶在節點A提交后便要凍結預算,那么可以在凍結預算中添加節點A的節點后附加操作

2、用戶在后續節點B中可能涉及凍結預算的修改,那么可以在凍結預算中追加節點B的節點后附加操作

3、用戶希望當流程退回到節點A、B時釋放預算,那么可以在釋放預算中添加退回到節點A、B的出口

4、用戶希望在節點D提交后就將預算置為已發生,那么可以在扣除預算中添加節點D的節點后附加操作

個性方案設置

點擊 ,如下圖所示


默認使用當前費用流程所選的預算方案進行預算控制,也可在此處配置針對當前流程配置的個性化費控設置,具體配置方式與預算方案一致。

PS:當此處設置了費用流程自己的個性化費控設置后,該流程所選的預算方案中的配置將不再生效。

系統表單預算流程

針對系統單據付款申請單(156)、報銷申請單(158),通過配置來實現任何節點及任何單位的預算管理。

具體操作:

選擇【設置】→【工作流程】→【路徑設置】菜單,勾選“是否需要預算控制”,增加“需要控制的節點”和“需要控制的部門”兩單選框,通過設置實現流程的不同節點和不同部門的預算控制;當流程提交時不符合要求時,流程不能提交并做提醒,如下圖所示




預算變更

功能說明

費用變更流程能協助企業通過流程來控制預算數據的調整。

系統表單

針對系統單據預算變更申請單(159),流程歸檔后對所選預算期間內指定單位的預算科目總預算進行調整。

具體操作:

選擇:預算類型、預算單位、科目與預算期間后,聯動帶出原預算,填寫新預算、審批金額,提交且流程歸檔后,相應預算將被調整。


預算后臺管理

財務手工做賬

功能說明

通過后臺直接進行借款、沖銷財務操作。

手工做賬

點擊財務銷賬菜單進入頁面,如下圖所示


字段說明:

操作對象:選擇要做賬的預算單位(分部、部門或個人)。

操作日期:發生日期。

操作類型:借款或銷賬。

金額:發生金額。

憑證號:憑證號。

相關流程:相關流程。

備注:說明字段。

賬務往來歷史明細:歷史發生的借款、沖銷操作信息。

點擊 錄入做賬信息。

點擊 可顯示財務往來記錄詳細信息,如下圖所示


預算基礎管理

功能說明

配置預算全局功能開關。

預算全局設置

點擊全局設置菜單進入頁面,如下圖所示


字段說明:

剩余預算自動結轉:

1、啟用:是否啟用預算結轉功能。

2、月度結轉:是否結轉月度預算科目。

3、季度結轉:是否結轉季度預算科目。

4、半年結轉:是否結轉半年度預算科目。

預算編制:

1、自下而上編輯預算:是否開啟預算自下而上錄入功能。

2、顯示封存科目:是否在編制預算界面顯示已封存的預算科目。

3、取消預算編制頁面的驗證功能:是否取消預算編制頁面的預算額度合法性驗證功能。

通用費控設置:

1、啟用預算校驗:是否開啟預算流程中的費用額度合法性校驗。

2、科目預警值:全局預算科目預警值,達到預警值時,在預算編制界面顯示為橙色。

3、允許偏差:全局預算額度在費用流程中費用額度合法性校驗時允許的偏差值。

剩余預算自動結轉

選擇啟用,如下圖所示


出現選擇需要結轉的預算周期選擇項,月度結轉、季度結轉、半年結轉。

點擊 后完成此操作。

點擊計劃任務菜單,如下圖所示


計劃任務標識:計劃任務的唯一標識。

添加計劃任務類:固定為weaver.fna.budget.BudgetAutoMove

定時時間:按實際需要進行配置。圖中示例為:0 3 2 1 * ?,表示每月1號上午2點03分00執行計劃任務。

如實際需要可按實際情況,配置多條剩余預算結轉的計劃任務。

點擊 后完成此操作。

預算結轉口徑

如果配置成每月1號執行,當7月1號執行時

1)月度預算:

將上一月度(6期)的剩余可用預算結轉(累加)至7月的總預算中。

將上一月度(6期)的審批中預算的費用表中的費用發生日期修改為7.1日,即變更為7月的審批中費用。

2)季度預算:

將上一季度(季度2期)的剩余可用預算結轉(累加)至季度3期的總預算中。

將上一季度(預算期間4~6期)的審批中預算的費用表中的費用發生日期修改為7.1日,即變更為季度3期的審批中費用。

3)半年度預算:

將上半年度(半年度1期)的剩余可用預算結轉(累加)至半年度2期的總預算中。

將上半年度(預算期間1~6期)的審批中預算的費用表中的費用發生日期修改為7.1日,即變更為半年度2期的審批中費用。

4)年度預算:

年度不支持預算結轉,即跨年度不支持結轉

從下至上預算費用設置

控制是否開啟預算從下至上錄入功能,如下圖所示


點擊 后完成此操作。

從下至上預算費用設置口徑


當開啟從下往上預算設置時,增加下級預算會判斷上級是否有可用預算

1) 如有上級沒有可用預算的話,直接增加

2) 如果上級有剩余可用預算時先扣除上級的可用預算,再增加余下的預算


實例說明

修改前預算:

分部:預算總額(300)   已分配/匯總預算(150)   剩余預算額/可用預算額 (150)

部門:預算總額(150)   已分配/匯總預算(100)   剩余預算額/可用預算額 (50)

個人:預算總額(100)   已分配/匯總預算(0)    剩余預算額/可用預算額 (100)


個人預算增加100

修改后結果:

分部:預算總額(300)   已分配/匯總預算(200)   剩余預算額/可用預算額 (100)

部門:預算總額(200)   已分配/匯總預算(200)   剩余預算額/可用預算額 (0)

個人:預算總額(200)   已分配/匯總預算(0)    剩余預算額/可用預算額 (200)

費用報表

預算報表

部門預算

點擊部門預算菜單進入頁面,如下圖所示


字段說明:

部門:組織機構部門。

分部:部門的所屬分部。

收入:相應部門中科目收支類型為收入的額度總額。

支出:相應部門中科目收支類型為支出的額度總額。

狀態:相應部門當前預算版本的狀態。


字段說明:

人力資源:OA人員。

部門:OA人員所屬部門。

預算收入:OA人員中科目收支類型為收入的額度總額。

實際收入:OA人員中科目收支類型為收入的已發生總額。

收入偏差:(預算收入 - 實際收入) * 100 / 預算收入

預算支出:OA人員中科目收支類型為支出的額度總額。

實際支出:OA人員中科目收支類型為支出的已發生總額。

支出偏差:(預算支出 - 實際支出) * 100 / 預算支出

狀態:OA人員當前預算版本的狀態。

客戶收支

點擊客戶收支菜單進入頁面,如下圖所示


字段說明:

客戶:客戶。

客戶經理:客戶經理。

收入:該客戶發生費用中,科目收支類型為收入的已發生總額。

支出:該客戶發生費用中,科目收支類型為支出的已發生總額。

項目收支

點擊項目收支菜單進入頁面,如下圖所示


字段說明:

項目:項目。

項目經理:項目經理。

收入:該項目發生費用中,科目收支類型為收入的已發生總額。

支出:該項目發生費用中,科目收支類型為支出的已發生總額。

費用預算管控實際應用說明

平臺可支持與財務、預算系統接口或互聯互通,實現預算、報銷、扣減、憑證等財務流程一體化管理

主要集成的內容包括有:

單點登錄:從ECOLOGY中可以直接進入財務系統的指定功能界面

流程驅動(流程審批后生成財務會計憑證---審批通過后的流程數據導出為固定格式的XML文件傳遞到FTP服務器,供財務系統讀取生成會計憑證):費用報銷單生成財務系統會計憑證、資金劃撥單生成財務系統會計憑證

數據引用:在報銷流程和資金劃撥單流程中將引用財務系統中的公司編碼、憑證類別、會計科目、輔助核算項等字段,其中憑證類別,會計科目,輔助核算項根據公司編碼的選擇將展現不同的內容供用戶選擇

其中在與目前市場應用比較廣泛的如SAP、oracle、金蝶、用友等ERP系統已經有著廣泛的集成合作。

針對江南環保的財務集成中心,泛微已經做過很多財務、業務一體化集成案例,并已經形成相關專題和平臺解決方案:

泛微財務共享中心應用總圖:

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