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致遠協同管理平臺整體解決方案之業務篇_采購管理

 二維碼 490
發表時間:2018-11-16 17:46作者:網絡OA小編來源:OA系統選型網網址:http://www.jgarfunkel.com

采購管理

概述分析

  在現代企業的管理中,采購已顯得越來越重要。一般情況下,企業產品的成本中外購部分占了較大的比例。因此,零部件及原材料采購的成功在一定程度上影響著企業的競爭力大小,采購與采購管理已經成為企業競爭優勢的來源之一。在公司業務的開展中,重要性主要體現在以下幾個方面:

1. 采購物資在數量、質量、時間上出現問題,將直接影響交貨期。

2. 采購物資在價格上偏高,將直接加大產品成本,影響銷售競爭力。

3. 采購物資倉儲管理不到位,將直接影響企業資金的流動。

特別是對于工程類、商貿類企業由于采購、外協的比重大,采購管理的意義就更加重大了。

當今企業面對宏觀經濟不景氣,需求低迷的大環境,更加關注內部管理,希望間接的實現向成本要效益的預期。在企業運營當中,采購管理主要存在以下幾個難題。

1. 信息不能共享。由于組織之間信息私有化、未經集成,采購信息沒有實現有效共享,包括采購方與供應方之間、企業采購部門與相關部門之間以及管理者與實施者之間。

2. 采供雙方未建立穩定的協作關系。這是舊的采購模式造成的,它們以臨時的或短期的合作機制為主,造成了競爭多于合作,進而導致了采購過程的不確定性。

3.與預測和物料需求計劃結合不緊,即不能有效根據生產需要組織采購,實現物料的供應計劃與當前需求的平衡,并與企業的庫存投資和策略相一致。  

4.無法跟蹤采購情況,包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理;運輸處理、收貨處理、質量控制等。

5.缺乏制約(采購事務的授權、簽發、批準、執行和記錄沒有進行職務分類),容易導致暗箱操作。缺乏對供應商的評價和管理。

總之,由于不通暢的信息以及落后的采購模式,在市場需求發生變化時,采購方不能改變已經提供給供應方的采購合同,企業響應用戶需求的能力遲鈍。

方案框架

1.目標:

陽光采購:按照“公開、透明、科學”和“采購、執行、監管分立”的原則,依靠科學化、合理化的采購制度和監管制度,有效避免采購過程中的暗箱操作。

降低成本:通過匯總各分公司分散采購需求,實現集中采購,提高議價優勢,通過引入合適的供應商,合理的競價議價談判,有效降低采購成本。

規范內控:通過信息化手段規范采購流程,完善合法、合規的招投標業務流程,加強審批流程控制和數據統計分析,強化對采購業務的管控與監督。

統一管理:集團與供應商統一平臺,統一授權,協作對接,可以使與供應商對接的業務更加規范,確保供應商質量,逐步提高供應商整體水平。

提高效率:優化采購流程,實現采購部門與供應商在線協同,保證溝通的高效、準確減少事務性工作,減少人為差錯,實現無紙化辦公。

2.方案框架

通過協同辦公平臺的采購管理模塊,可以將采購的發起部門、采購執行部門以及相關合作部門納入協作體系,從采購需求管理、采購立項、采購尋源、采購執行到報表分析全都融入平臺當中,明確各個崗位的職責,全過程可視化,歷史可追溯,從而實現全組織,采購過程全生命周期管理。根據需求部門采購商品特點,存在戰略物資采購、MRO采購、生產原材料采購和工程型采購四種類型,需要與供應商達成四種合作策略,如下:

根據合作策略不同,采購管理應用支持集中采購和分散采購的模式,靈活匹配,可以預制多種采購流程與規范,同時通過平臺支撐“泛組織”協作模式,集團、供應商和社會組織都可以參與到公司的采購業務當中,加強內外部協作與信息采集,實現產業鏈的打通,提高采購響應速度,為最優采購提供基礎。

采購管理模塊是一個開放的系統,通過主流底層技術和多級的權限控制體系,規范的國際標準接口,可以打通ERP系統和其他業務系統,實現一站式的電子信息處理,避免信息錄入錯誤和信息孤島的出現,同時,協同辦公平臺自身業務模塊間可以實現無縫銜接,輕松貫穿。真正實現組織內部協同、產業鏈協同和社會化協同的大格局,為企業戰略制定與精準執行保駕護航。

模塊與功能

下圖展示了系統一體化整合后的邏輯關系和應用屬性,為集團企業、供應商、社會團體和異構系統提供協同貫穿。通過協同辦公平臺松耦合機制,可以針對企業對于采購管理的要求和深度進行伸縮延展,保證信息化建設投入的持續性和延展性。

采購模式組織支撐

采購管理最重要的是根據不同層級不同部門的采購需求,制定科學的采購策略,這就需要保證信息在組織間傳遞無衰減,同時在采購執行過程中,針對不通類型的商品需要采取集團采購和區域獨立采購的模式,以控制采購品的質量和采購成本,這就需要進行采購信息的上報與下級授權(如下圖所示)。而對于供應商來講,實現內外協同又需要一套平臺統一,管理邏輯分離,相對獨立的組織支撐平臺。

致遠組織引擎不僅能夠支撐企業內部采購部門對于采購模式的要求,通過完整的組織權限和管理體系,保障信息暢通和權責的獨立,同時,支撐在一個平臺中,為供應商提供邏輯獨立的空間和組織引擎,將組織的上下游視為一個整體納入管理,提高了采購響應效率,又通過邏輯分離保證了各自的信息安全。

      

采購門戶

1.采購部管理門戶

采購管理人員登錄到企業內部的協同辦公平臺擁有專屬的采購管理門戶,該門戶包含了與采購相關的流程、待辦、報表與文檔,管理人員也是通過該門戶與供應商進行協同交流。功能模塊自動列出與本崗位權限相關的按鈕,例如請購審核、采購計劃、訂購統計等功能,方便操作。

2.供應商內部門戶

針對上文提到,致遠可為供應商提供邏輯分離的組織支撐引擎,一同匹配了供應商獨立的辦公門戶,該門戶是與集團公司進行信息接收、采購溝通、事務處理、投標文件遞交、收發貨查詢和信息查看的窗口,通過門戶達到事務提醒、信息聚焦、提高辦事效率的目的。

3.移動辦公門戶

致遠推出的采購管理平臺同時支持移動辦公形式,無論內部員工還是供應商都可以通過手機移動端或者微信獲取最新的采購事宜辦理,采購咨詢的查看,利用碎片時間處理工作。

采購需求管理

采購項目的起點來源于需求,一方面可以從業務開展過程中按需發起,也可以根據ERP的生產計劃進行采購的發起及信息推送。

下圖展示的是業務員打開電腦,獲取的來自于ERP推送過來需要采購的物品信息,同時可以打開查看具體的采購內容。

當然,對于按需發起的物品采購時,可以填寫物料請購單發起,請見下圖,詳細記錄請購信息,準確執行請購流程。

  為了不斷提高采購部門的服務滿意度,了解各業務部門和職工對采購商品和采購部門的要求,采購部也可發出二維碼調查,收集評估信息,為更好的制定采購計劃做準備。

采購立項管理

采購立項階段需要針對之前提報的采購需求進行分類和評估,成立采購項目進行采購尋源前的準備。對所采購的物料進行分析決策,制定供應商準入資格,判斷是否采用招標,或是采用詢價和競價的形式,通過相關部門負責人的決策,完成立項,最終形成采購預案。

如果采用招標的形式進行供應商的選擇,就可以著手進行招標前的策劃工作了。采購部業務員根據采購計劃的物資種類、數量、采購金額,依據組織的有關規定,編制招標計劃,確定“招標方式”并提請上級領導審批。

招標計劃審批完成后系統自動生成招標管控表,招標辦管理員及組織相關監督部門實時可以查看招標進度。

包括查詢同類物資歷史數據、已有或潛在供應商的查找及鑒別;技術交流,初步確定參與投標的供應商,并實時上報完成情況,招標監督管理員可以實時查詢招標進度。

采購尋源管理

進入采購尋源階段,需要根據之前制定的采購方案尋找合格的供應商,包括符合資質的新供應商和新產品的供應商。尋源可以采用招標、談判、詢價和競價的方式,選擇相關的流程,組建評審小組。如下圖所例:

招標

招標是指采購方作為招標方,事先提出采購的條件和要求,邀請眾多企業參加投標,然后由采購方按照規定的程序和標準一次性的從中擇優選擇交易對象,并提出最有利條件的投標方簽訂協議等過程。整個過程要求公開、公正和擇優。

(1)招標前準備

采購部業務員可以查詢同類物資歷史數據、已有或潛在供應商的查找及鑒別;初步詢價;技術交流,初步確定參與投標的供應商,并實時上報完成情況,招標監督管理員可以實時查詢招標進度。

(2)招標策劃

項目招標啟動前策劃審批,業務員需提供招標材料:包括策劃書、歷史數據、招標書、技術標準與技術要求書、技術與商務評標標、會議記錄、報價表; 可以關聯標前準備工作表中的“供應商名單”,經審核通過后系統自動發送電子招標邀請函,短信提醒、投標保證金繳納通知單及開標記錄底表。

如果是邀請招標,供應商信息可以從SRM系統當中獲取,如果是公開招標可以集成企業官方門戶或者專屬的招標網站,通過公開報名的方式進行供應商選拔。

針對公開報名,企業可以通過線上門戶或者線下媒體進行廣泛招募,致遠提供二維碼解決方案,通過手機掃描就可立即報名和詢價報價,同時數據關聯進采購系統中,高效方便。

系統后臺管理界面可以實時查詢上報的信息。

(3)開標

該表主要用于用以存儲供應商報價信息;在開標啟動前,任何人不可見;系統可以自動記錄投標時間。

(4)供應商投標資格審核

采購部業務員針對供應商參加項目投標事宜進行報名登記及資格審查,“通過”的供應商可參與后續投標工作。

采購部業務員對供應商繳納標書費及保證金進行登記。此處可修正資格審查結果,未按時繳納費用的供應商,后續不可參與投標。

(5)招標函發布

納入集團企業供應名錄的供應商擁有采購平臺賬號,通過供應商門戶收取招標邀請函,并對參與投標情況進行確認。

 參與投標人電子填寫授權委托人,并可打印此回執,在線下蓋章并掃描,通過上傳文件進行電子回執。

(6)供應商在線報價

供應商可以在線進行投標報價環節,通過權限控制,實現各個供應商報價“背靠背”不可見。

支持二維碼手機快速掃碼填報報價,最終系統關聯觸發上圖流程。

(7)開標管理

招標管理員根據項目情況,發起技術標、商務標的評審,關聯“招標管控底表”信息,經批準后啟動現場開標程序; 通過現場會議方式,并將評標結果錄入系統?,F場評定結果待向有關領導申報后再進行招標結果審批流程。

(8)招標結果

招標結果經審批通過后系統根據開標結果自動發起《中標通知書》;投標供應商實時收到待處理提醒。

(9)合同審批

采購部業務員關聯商務評標結果,自動帶出當前中標供應商及相應的投標報價信息。在付款階段部分可以自主填寫付款階段、付款比例,系統對中標價格及合同總價做控制。

詢價

詢價采購是指對幾個供貨商(通常至少三家)的報價進行比較以確保價格具有競爭性的一種采購方式。

若采取詢價方式,可以通過采購平臺發起詢價流程,將詢價事項告知供應商,統一平臺后實現信息管理的一致性。

當供應商反饋詢價單表時,將報價單附件傳到詢報價附件中,并補全相關信息。

當采購業務員填寫完全信息之后,將采購信息提交相關部門進行審核。

特點:

流程連貫呈核表必須關聯請購單,選擇其中待呈核的物料明細;

信息精準系統自動帶出該物料對應的全部供應商的報價信息;

業務高效業務員只需要勾選一個擬定的供應商報價信息;

決策支持可得到該物料歷史訂購信息,即前購記錄。

采購執行管理

在采購作業所需的全部條款與供應商達成一致后,將進行采購執行階段,發起采購訂單,進行相關合同的訂立。

(1)采購訂單

采購部業務員根據合同協議,向供應商下采購訂單,此單可作為結算依據。

(2)付款申請

采購部業務員辦理付款申請,關聯采購類合同臺賬,實現采購過程的控制。

付款部分也可以與ERP集成,獲取申請單號、處理標識。發起時直接關聯ERP的基礎檔案及采購合同,經審批通過后數據推送到ERP。

(3)供應商試用、整改

新供應商(原材料供貨)引進時,必須進行材料試用,通過試用情況,由質檢、倉庫、生產等部門進行評價,根據應用報告,做出試用評價,如不滿意,同時應做出是否需要整改?同時發起整改通知單,安排專人跟進。

采購報表

采購管理系統提供一個報表駕駛艙,可以將采購分析數據、招投標數據、合同數據、供應商數據和付款數據分析融入到報表體系,方便采購部門和公司領導層進行重要事項的決策,如下圖所示。

(1)訂單報表

(2)信息列表

方案價值

致遠采購管理系統解決方案實現了采購一體化的管控,將集中采購和分散采購融入到組織體系當中進行支撐,實現流程化管理,實現先進的管控模式。同時,抽取ERP系統的結構化數據,補齊ERP在過程管控上的不。利用平臺的開放性,打造功能豐富,系統成熟和穩定的采購管理系統。

通過致遠采購管理系統,實現以下價值:

1.陽光采購、通過崗位、職權規范采購流程,強化內控,實現采購合法合規。

2.實現先進的協同統一平臺,將供應商的管理和協同實現在線,提高了采購效率,縮短了采購周期。

3.采購流程一目了然,物資從計劃、采購、進貨、付款等都可以實現全程跟蹤,信息可追溯,并與ERP集成形成完整的采購管理體系。

4.系統易于實施,快速見效,能夠快速降低采購成本;業務部署靈活,能夠適應企業的各種管理和流程變化,可以在不同的范圍分布推廣。

客戶案例

重慶國際復合材料有限公司(簡稱CPIC

(1)客戶簡介

重慶國際復合材料有限公司(簡稱CPIC)

是一家集玻纖產品研發、生產、銷售為一體的大型中外合資公司,主要生產優質無堿玻璃纖維及玻璃纖維布系列產品,生產規模居全國第二、全球第四。

CPIC成立于1991年,前身是1971年成立的重慶玻璃纖維廠,1999年云天化進入,現由云天化集團有限責任公司主要控股,擁有總資產超過100億元,員工總數6000余人。公司分別在重慶、上海、珠海、常州以及海外的巴西、巴林建有生產基地,玻纖年產能突破60萬噸,玻纖布年產能達到1.5億米。公司下設北美公司、歐洲公司、俄羅斯公司和香港公司4家銷售子公司。

(2)項目背景

項目背景包括三個方面:

1.企管部:加強集團管控  統一與優化集團下屬各公司的采購管理規范。

2.采購管理部:梳理采購管理六個關鍵過程,規范相關管理單據;明確常規統購/備貨采購、內購/外購等采購規范與財務規范;結合各子公司實際情況,調整子公司相關流程。

3.信息部:采購管理信息系統的業務柔性與精細化,即采購流程管控與采購業務核算的一體化解決方案;對SAP二次開發,建設專業系統并與SAP系統進行流程集成、業務數據集成、消息集成。

(3)方案展示

總體設計方案:

訂購流程的內外區分,自動執行;外部流程可以連通供應商,實現在線審批。

流程整合,數據一體:呈核表、訂購單、收料單、請款單流程結束后會將對應的請購單底表中的數據狀態修改為已呈核、已訂購、已收料、已請款,并將對應的編號回寫到對應底表數據中。

17種業務信息表:

16種業務審批表:

中美聯泰大都會人壽保險有限公司

(1)客戶簡介

中美聯泰大都會人壽保險有限公司(以下簡稱“大都會人壽”)是由美國大都會集團下屬公司和上海聯和投資有限公司合資組建而成。憑借在保險業的豐富經驗和全球資源及愿景,大都會集團成為全球領先的壽險公司和員工福利提供者,提供滿足客戶需求的世界級產品和服務。在過往的幾年間,大都會人壽向信賴的客戶提供了堅實保障。美國大都會集團是世界壽險行業的領先者,服務美洲、亞洲、歐洲和大洋洲的超過7000萬客戶,以及為美國財富100強排名前100名中的90家企業提供壽險服務。美國大都會集團是美國最大的人壽保險公司,在美國《財富500強》中名列第39位。截止至20156月,中美聯泰大都會人壽保險有限公司已在25個城市,共計11個省和直轄市開展業務。

(2)項目背景

公司由于業務開展,市場采購、IT采購和總務采購的數量是非常龐大的,數據不容易統計,采購過程中的管控存在盲區,因此與致遠合作基于過程管控的采購管理平臺實施上線。

(3)解決方案

主要流程:三種不同類型的采購使用統一的業務流程和表單模板,針對不同情況進行分支判斷。

采購申請:

供應商比價:

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入駐機構:    <商家如何入駐>
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