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致遠協同管理平臺整體解決方案之業務篇_費用預算管理

 二維碼 485
發表時間:2018-11-16 17:52作者:網絡OA小編來源:OA系統選型網網址:http://www.jgarfunkel.com

費用預算管理

概述

  費用預算是指企事業為費用支出成本而做的成本預算。它是一種管理工具,它支持企業中對費用制定的計劃和執行控制過程。預算管理是指企業在戰略目標的指導下,對未來的經營活動和相應財務結果進行充分、全面的預測和籌劃,并通過對執行過程的監控,將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析,從而及時指導經營活動的改善和調整,以幫助管理者更加有效地管理企業和最大程度地實現戰略目標。

全面預算管理已經成為現代化企業不可或缺的重要管理模式。它通過業務、資金、信息、人才的整合,明確適度的分權授權,戰略驅動的業績評價等,來實現企業的資源合理配置并真實的反映出企業的實際需要,進而對作業協同、戰略貫徹、經營現狀與價值增長等方面的最終決策提供支持。

費用預算在全面預算管理的一個其中一個重要策略,有著舉足輕重的作用。

企業的費用預算管理一般分為以下四個階段。

  • 網上報銷階段
  • 企業利用協同平臺費用報銷進行管理,通過統計階段性的(如全年)費用類型報銷金額,對經營過程中的成本支出做出簡單分析,形成階段性企業經營成本分析素材,輔助企業的管理。這個階段中,企業已經有了一定的規模,但尚未啟動企業的全面預算管理,這個階段,企業的戰略雖然已經形成,但貫徹和執行依然是通過人工監督和指引完成。

  • 費用控制階段
  • 隨著企業逐步的發展,對企業管理有了更高的要求。這個階段,企業自然而然希望通過加強費用控制能夠起到規范費用管理,節約費用成本的目的。這個階段的企業會根據戰略的決策,形成一套費用控制制度,由財務部門負責監督和管控,并通過一定的信息化工具(如費用報銷流程,企業內部的各項費用,包括日常費用、項目費用的管理。

  • 預算管控階段
  • 隨著企業的壯大,職能部門的完善,單一的費用控制已經很難滿足全面預算管理的要求。在這個階段,企業不斷的完善自身的體系和制度,

    隨著企業管理的進一步深化,建設完整的預算管控體系時機日益成熟,到了這個階段,企業戰略規劃一個清晰重要的議題,因此,采用預算管的管理方式費用數據采集和預測,通過不同的費用控制手段(強控、弱控、不控)對不同的費用類型進行管理,達到費用控制目的。

  • 全面預算管理階段
  • 全面預算管理已經成為現代化企業不可或缺的重要管理模式,它是在企業戰略目標的指導下,對未來經營活動和相財務結果進行充分、全面的預測和籌劃,并通過對執行過程的監控,將實際完成情況與預算目標不斷對照和分析,從而及時指導經營活動的改善和調整,以幫助管理者更加有效地管理企業和最大程度地實現戰略目標。在這個階段,費用預算管理只是全面預算管理的一個重要部分,戰略執行、結果監控和分析的范疇有著舉足輕重的作用。


    致遠協同管理方案以實現企業的全面預算為最終目標,匹配企業的費用管理每個階段。

    致遠協同五環”管理模型

  • 致遠協同費用管理基礎應用階段
  • 這個階段是致遠通過內部的表單流程、流程關聯等,實現企業的費用申請、費用報銷等應用。

  • 致遠協同費用預算管理業務應用階段
  • 這個階段中,致遠協同管理平臺搭建靈活的費用預算管理應用,用戶可以在平臺上進行基于費用預算體系的預算編制、執行、調整、分析等應用。

  • 致遠協同費用預算管理業務整合階段
  • 費用預算管理并不是一個獨立的應用,通過致遠協同平臺其他關聯的系統,如財務系統、ERP系統,項目管理、合同管理等有機整合,形成整體的整合應用。同時,得益于致遠強大的生態鏈建設,費用預算應用通過整合其他應用系統,數據聯,最終形成費用預算管理體系,全面支持企業的全面預算管理。

    協同費用預算管理思路

    費用預算管理過程中的常見難題

    缺乏有效的數據支持科學的編制體系及預算管理工具,預算編制周期往往過,的甚至遠遠超過了預算年度要求執行預算的時間,嚴重影響預算的執行。

  • 報銷不規范
  • 費用支出的合理性得不到有效控制;報銷規定不能即時查詢,導致出錯率較高,影響財務部門核算,效率低下。

  • 管理工具原始
  • 報銷原始單據采用紙質形式保存,無法查詢、匯總,無法進行多年數據的分析比較,查詢歷史相關數據的難度非常大。

  • 管理效率低下
  • 即使有項目或日常費用預算控制,但如果由人工來翻看預算表和逐個查詢報銷單據,則此項工作會占用了大量的時間和精力,且質量堪憂。

  • 需要更強的執行力度
  • 企業的費用支出規則和預算制度(如前款不清后款不借、??顚S?、限額使用、限時報銷等)無法強制遵守,常常因為個人因素影響不能很好貫徹執行。

    協同費用預算管理解決之道

    從信息建設角度出發,解決費用預算管理常見的問題,需要通過信息化手段,建立整體的費用預算體系,有效落實管理目標,并且通過信息化手段快速高效的預算編制,同時在預算執行過程中權責分明,最后是對預算績效的分析和評價。

    企業的費用預算管理需要形成一個成體系的、全員參與、有充分數據支持和工具支持、具備充分靈活性的預算管理體系,因此對于致遠協同管理平臺而言,高效的執行、簡易的操作、強大的流程恰恰針對性的解決上述問題,查找記錄、統計結果、生成報表等等都是“小菜一碟”。不僅如此,致遠協同管理平臺強大的流程引擎,結合業務生成器生產業務”的特點,可以構建企業的費用預算應用。致遠協同管理應用能按企業、單位自身所需簡單方便地自適應性快速調整,也即隨企業、單位的變革而成長,應用的落地更加凸顯。

    協同費用預算框架

    應用功能說明

    預算編制

  • 費用預算方案制定
  • 預算方案的制定根據應遵循的原則

  • 客觀性原則
  • 要求預算會計資料來源真實、數字準確、手續完整;

  • 可用性原則
  • 要求預算的編制充分考慮達成企業戰略需要,充分考慮通過預算的執行能夠保證企業戰略目標要求;

  • 可比性原則
  • 采用統一的指標口徑、同一字典、統一期間等等,便于橫向比較;

  • 及時性原則
  • 預算年度開始前完成預算編制工作,預算年度對預算的執行情況進行分析和績效統計,從而形成對新的預算年度內及時調整預算的編制;

  • 實際成本原則
  • 預算的編制考慮通貨膨脹的因素;

  • 全面性原則
  • 全面反映企業各項收支業務,以利于整體分析判斷;

    基于以上原則制定相關的預算編制費用類型,預算口徑、預算方案、費用類型控制方式。

    預算編制方案圖例

  • 業務邏輯
  • 功能介紹
  • 費用預算空間

    導入預算費用類型

    設置口徑類型

    設置口徑信息

    建立預算方案

    預算方案中設置所屬費用類型、預算周期、控制強度、余額結轉方式、口徑信息等。

    費用預算數據導入。

    期間結轉設置

    說明費用預算系統中,預算的編制申請、預算的調整申請支持通過流程表單進行操作。

    預算執行

  • 業務邏輯
  • 根據費用預算的管控特點,費用預算的業務邏輯分為種模式。

  • 功能介紹
  • 日常費用報銷單示例

    顯示預算金額,已用金額,剩余可用金額。

    輸入報銷明細,顯示可用余額和合計金額

    報銷金額大于預算金額時,根據管控強度彈出提示強控、弱控、不控)

    預算調整

  • 業務邏輯
  • 系統支持預算多種調整方式

  • 審批流程調整
  • 適用于在預算執行過程中,使用部門的費用預算有調整,針對單個少數需要調整的費用類型,可通過發起預算調整流程進行調整,描述調整說明,進行調整操作,流程審批完成后寫入對應的費用類型預算余額。

  • 人工預算調整
  • 適用于對批量費用類型進行批量的預算調整,通過Excel工具完成。

    人工預算調整需要進行審核。

    預算分析

    系統提供多種維度的預算分析數據,并且支持數據導出。

    費用預算情況分析

    費用口徑匯總分析

    費用期別統計分析

    按預算調整統計分析

    協同費控應用亮點

    致遠協同費用預算管理應用秉承”預算、重管控“原則,多種維度支撐企業的復雜預算管控方式。

    支持多種預算編制方法

  • 人工編制費用預算
  • 系統支持人工制作費用預算

  • 通過模板批量導入
  • 系統支持通過模板批量導入費用預算

  • 自動計劃周期內的費用預算
  • 系統支持通過月度銷售額、銷售費用等計算費用動態預算

  • 動態預算編制
  • 通過流程審批編制費用預算
  • 系統支持通過發起流程審批單編制預算,審批單通過后形成預算余額

    多種預算管控力度

    系統支持不同的預算管控強度,以滿足企業費用預算的不同強度的管理需求。

  • 費用預算的強控
  • 滿足客戶對于費用預算的強控管理需求,強控的費用方案中,費用報銷金額不允許超過預算余額,一旦超過,系統提示強控狀態,并且不允許發起審批流程。

  • 費用預算的弱控
  • 滿足客戶對于費用預算的弱控管理需求,弱控的費用方案中,費用報銷金額超過預算余額時,系統提示費用預算余額不足,但仍可以發起審批流程,只是會在系統標識,并且提示審批者。

  • 不做控制的費用預算
  • 這種費用預算管控方案,一般適用于做費用預算管控的前階段,方案中并不對報銷金額進行管控,只是相關的記錄,并且后期形成報表,為后期的費用預算編制提供數據依據。

    靈活的費用預算管理類型

  • 常規類費用預算管理
  • 常規類費用預算管理指的系統能夠管理企業在日常經營常規性的費用類型,如差旅費、房屋租賃費、辦公用品購置費等。

    這類預算管理類型的特點是審批邏輯簡單,費用發生頻繁,費用覆蓋范圍廣。

  • 專項類費用預算管理
  • 專項類費用預算管理指的企業對于某項費用的獨立預算,歸屬于該項費用的費用支出單,均扣減該項費用的預算余額。

    這類預算管理的類型特點是控制強度較高,費用審批者需要對費用的用途有清晰的了解,覆蓋范圍較為集中。

    費用預算應用整合

    費用預算應用和財務系統的集成

    致遠協同平臺支持和企業的財務系統的對接,因此致遠協同費用預算管理應用也可以財務系統集成。

    應用思路

    上圖,協同平臺完成費用預算單據的填報,最終通過集成應用和財務系統整合,形成依據審批結果形成財務憑證。

    費用預算應用協同業務應用整合

    得益于致遠協同辦公平臺業務編制靈活的特性,費用預算應用可以和其他協同業務應用進行整合。

    項目管理中的項目預算,可以在費用預算管理中同步建立項目預算,記錄項目經費來源和進行項目預算費控支出的管理,最終形成項目預算分析報表,形成對項目分析的數據支撐。

    費用預算管理價值

    正因為企業全面預算管理現代化企業很重要的管理方法,因此采用協同費用預算應用可以起到支撐全面預算管理費用預算部門,為企業的戰略目標提供執行依據。同時,對于還沒有達到全面預算階段的企業,費用預算應用也非常高效的實現了企業費用管控標準,為企業帶來豐富的收益。

    協同費用預算可以為起來帶來的價值如下

  • 經濟價值
  • 行之有效預算控制,細化和深化了企業資金管理

  • 加強制度執行
  • 費用預算的效率與質量得意提高,費用的使用率更加透明,方便查詢

  • 提高工作效率
  • 費用報銷支出審批質量效率大幅提高,降低運營成本

  • 減輕財務負擔
  • 方便財務核算,減少資金沉淀,降低財務費用,實現企業資金的合理利用

  • 整合企業資源
  • 全員參與的費控操作,大大的提高了企業管理理念的沉淀,管理者可以通過系統及時、準確的了解費用的預算、使用等情況,從而加強監管。

    客戶案例

    廣州燃石生物科技有限公司

  • 客戶簡介
  • 燃石醫學成立于2014年3月,總部位于北京,其第一家檢驗所:“廣州燃石醫學檢驗所有限公司”坐落于環境優美且富有科研底蘊的廣州市國際生物島上,隨后在上海建立了研發中心,總占地面積10000多平方米。燃石醫學專注于腫瘤患者個體化治療指導,以二代測序及醫學生物信息學為核心,常規腫瘤分子病理檢測 為基石,致力于打造腫瘤個體化治療臨床檢測服務及科研一站式解決方案。

  • 客戶需求
  • 應用實現
  • 預算費用類型

    口徑信息

    預算方案

    預算編制底表

    費用申請單

    費用報銷單

    費用預算查詢、統計

    費用期別統計

    中國郎酒集團  

  • 客戶簡介
  • 中國名酒郎酒,始于1898年,其釀造歷史可追溯到漢武帝時期,當時宮廷貢酒“枸醬酒”即是郎酒前身,郎酒的品牌價值品牌價值從2011年175.55億元增至2012年的228.76億元,名列《中國500最具價值品牌》第49位,再度蟬聯中國白酒行業第三價值品牌,目前,郎酒集團年產醬酒近3萬噸,2011年,郎酒銷售收入突破100億元。

    郎酒集團一直利用信息化手段深化內部的管理思想,形成了有計劃、有規模的內部信息化管理體系。

  • 郎酒集團信息化建設規劃
  • 業務需求背景
  • 郎酒集團市場業績快速增漲,市場營銷費用投入隨之增加,傳統的以業務導向的費用核算機制逐步轉入過程控制。

  • 預算核報應用思路
  • 業務設計圖

    根據年度目標預分解預算初始額度,將預算預投入到業務區域,數據動態更新,隨時掌控實際預算使用情況。

    預算底表

    費用報銷過程

    費用報銷單

    預算調整單

    年度預算匯總

  • 費用預算核報管理價值
  • 費用發生時對其合理性進行判斷,實現事前管控,規范市場投入

    數據透明準確,并且和管控交互,避免數據不對稱的漏洞。

    加強企業的市場管理提供有效數據分析支持,靈活應對市場變化,保障利潤最優化。

    提高監控顆粒度和透明度,建立合理的費用管理體系,降低市場成本,提高經營效益。

  • 客戶感言
  • 借助A8系統平臺,搭建快速響應的費用預算與核報平臺,大大提高了市場費用的管理力度,有效的降低市場經營成本,彌補了管理中的不足。

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