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致遠協同管理平臺整體解決方案之業務篇_固定資產管理

 二維碼 401
發表時間:2018-11-17 21:58作者:網絡OA小編來源:OA系統選型網網址:http://www.jgarfunkel.com

固定資產管理

  固定資產管理是企業管理中的一個重要組成部分,其具有數量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點分散等特點,管理難度大。很多單位目前仍然依賴手工記賬的管理方式,由于管理單據眾多、盤點工作繁重,需占用大量的人力物力,而且固定資產的歷史操作和資產統計工作異常困難,導致資產流失和資產重復購置。

概述與分析

目前,雖然市場上存在一些固定資產管理軟件,在很大程度上解決了手工記賬方式的問題,但多數系統在建設之初沒有考慮與其他系統融合問題及數據如何統計上報的問題,導致組織中的“信息孤島”越建越多,甚至因此而導致部分信息系統建設流于形式,建設起來后并沒有良好的投入使用。

協同固定資產管理以企業中的實物資產管理為主,是對經濟生活中所創造的用于生產物品和提供服務的資產進行管理。實務資產是創造財富和收入的資產,為經濟創造凈利潤。它包括土地、建筑物、知識、用于生產產品的機械設備和運用這些資源必須的有技術的工人。

實物資產按管理屬性的分類

  • 固定資產:獨立使用;耐用期在一年及以上;單價:專用設備≥800元及以上,一般設備≥500元及以上
  • 特例:單件單價達不到固定資產起點單價,但成批數量,其總價達到固定資產起點單價。單位認為必須按固定資產管理的實物資產。
  • 低值耐久品:獨立使用;耐用期在一年及以上;單價:專用設備<800元,一般設備<500元
  • 材料易耗品:不能獨立使用或在使用中;一次性消耗或轉為其它形式的物品;耐用期在一年以下;單價不限。
  • 協同固定資產管理思路

    實物資產的管理牽涉面非常廣,一個單位內所有的員工幾乎都可能涉及,管理的難度不小。資產的申請購買、采購入庫、領用保管、維修保養、報廢報損、饋贈轉讓等一系列過程持續時間很長、審批記錄很多,因此對于實物資產的管理是其生命周期的管理,是連貫而持續的。

    對實物資產的管理,要求權責落實,使用者享有使用權的同時必須付好管理責任,一旦管理不力出現損失,還必須承擔相應的費用。當沒有詳細的資產信息記錄時,資產管理的責任只能停留在紙面。

    此外,資產管理者還面臨很多的工作困難,如:

  • 各種與資產相關的審批(如申購、調配調撥、報廢報損等)分散,資產相關信息的來龍去脈被人為割裂,無法獲知完整的信息。
  • 因為信息分散,所以必然存在信息的謄錄、導入等操作,工作量加大,錯誤的出現也難以避免,甚至給人為作弊提供了空間。
  • 沒有提示或預警,忽略了資產的質保、維保日期可能導致產生不必要的費用以及不必要的損失。
  • 在室外無法快速查看資產的相關信息。
  • 實物資產實物管理雖仍以行政部門來牽頭,但工作不再只靠行政部門來單獨完成,需要多個有關的部門來聯合進行。如其中主要的采購需要采購部門來完成(包括招投標),付款等信息告知財務部門并由財務部門提供相應的折舊數據,審計監察等監督檢查等。

    致遠協同固定資產管理以協同管理思想為基礎,融合企業信息化發展建設模型“協同五環理論”進行構建,全面幫助組織對業務管理進行規劃、建設、應用,充分考慮到固定資產與采購管理、財務管理以及辦公門戶之間的協同應用關系,避免“信息孤島”的情況出現。

    信息化協同“五環”模型圖

    在“協同五環理論”中,協同固定資產管理屬于業務協同的范疇。在該理論模型中,業務協同起著承上啟下的作用。它與協同HR管理、協同費用預算管控應用、協同合同管理等應用一起承載著幫助企業進行初步的業務管理的職責。與專業業務管理系統相比,致遠協同辦公平臺所提供的資產管理功能可以滿足企業的資產辦公需要,同時有以下優勢:

  • 簡單易用、人人會用;
  • 采用Office組件作為表單編輯器,只要能使用office的人員均能夠快速掌握,制作表單。

  • 覆蓋全員、利用方便;
  • 覆蓋組織全員,能夠直接關聯到組織架構及人員崗位信息,方便穩定。

  • 表單模板、功能強大;
  • 表單模塊均有強大的數據關聯及函數自定義功能,能滿足用戶的場景應用需要。

  • 流程審批、智能便捷
  • 流程審批的鏈條痕跡完整保留,無論用于日常查詢還是用于事后追溯,都能快速呈現。

  • 查詢統計、報表多維
  • 系統還具有強大的查詢統計功能,能夠按照需要生成各種不同維度不同形式的統計報表。

  • 管控靈活、按需調整
  • 在組織業務發生變化時,能夠支撐快速調整的需要,高效適配組織人員的變動,適應組織發展需要。

    同時,利用協同完成資產管理的功能,第一,所有員工都能使用并參與資產管理,信息來源既廣泛又直接;第二,從資產的申請購買到報廢報損或饋贈轉讓,期間的任何環節、任何流轉、任何審批的全部信息都是完整記錄的,可隨時調閱;第三,數據在審批完成時就自動記錄更新,歷史信息也加以保留,避免了人工謄錄出現差錯、防止了人為操作出現差異;第四,根據企業的管理制度、標準要求等隨時可進行適應性更改,滿足企業發展、變更的管理要求,完全沒有升級的障礙;第五,自動向管理者發出提醒、預警;第六,通過移動端可隨時、隨地進行管理或者獲知相關的信息。

    資產管理的業務導圖如下所示:

    主要特點有:

  • 覆蓋資產的申請購買到報廢報損或饋贈轉讓的全過程,期間的任何環節、流轉、審批的全部信息都完整記錄。
  • 所有員工都能使用并參與資產管理,信息來源既廣泛又直接。
  • 資產的相關數據在流程處理過程中自動生成、悄然記錄、有序流轉,歷史信息也加以保留。
  • 資產的管理責任得以明確,使用情況反饋更加及時,確保維保認真執行,損壞后厘清賠償責任;管理責任貫穿員工在職期,不因其崗位職務變動而消失;員工離職時資產交接變得清晰,避免形成糊涂賬。
  • 操作智能化,切實落實企業的管理規章制度,按需生成各種報表。
  • 自動向資產管理者發出預警(如質保期將結束),避免因遺忘而導致工作缺失。
  • 通過移動端可以方便地進行資產盤點。
  • 功能可以方便地進行適應性更改,應用可以隨企業的發展而發展壯大。
  • 業務應用架構設計

    資產管理的業務邏輯圖如下所示:


    圖例:

    流程   數據庫 數據 判定

    流程走向  可能的流程走向

    讀取數據  寫入數據  輸出數據  觸發并復制數據

    功能與模塊

    協同固定資產管理主要涵蓋了資產信息管理、資產購置、資產維保、資產變更等功能模塊,為用戶提供固定資產管理功能。

    資產檔案管理

    資產檔案管理是實現資產管理的核心基礎,只有建立了完善的基礎數據,企業的資產管理工作才能順利有序的進行。資產檔案主要用來對資產的基本信息進行登記,在資產的采購入庫或者集團調撥、采購直接發放等情況下都需要建立設備卡片對設備的使用狀況進行跟蹤,同時設備卡片的附卡記錄了設備的全生命周期信息,如:領用,調撥、租賃記錄等。

    資產信息管理是對該資產進行全生命周期的信息記錄,包括其基本信息、使用狀態、變更記錄、維保記錄、資產照片等信息均可記錄在案。管理人員在需要的時候,只需打開該表,即可一目了然的看到該資產的所有信息。

    該資產的每次申請領用記錄、維保記錄等均可自動記錄到該表中,避免人工錄入時容易產生的遺忘、錯誤等情況發生。確保資產信息準確、完備。


    功能說明:

    1.資產檔案:存儲資產的基礎信息和其他信息,存儲資產的使用狀態記錄、信息變更記錄、維修保養記錄。通過資產檔案可以輸出資產盤點表、資產使用情況、資產維保情況等信息供資產管理人員使用。系統通過資產檔案可以向資產管理人員發出質保期即將到期等預警。

    1.資產信息調整:由資產管理人員修改資產檔案中的錯誤或更新資產的相關信息。

    2.資產標簽:由資產管理員選擇資產,系統即自動生成所選資產的標簽,然后打印即可。

    3.資產入庫可與采購流程無縫連接;

    4.采購流程完成后,可采用觸發流程的方式,觸發資產交接流程,資產通過驗收后,完成資產入庫;

    資產領用

    資產領用申請記錄是對實物資產管理的重要功能。當組織人員需要申請某一資產時,必須按照組織規定發起相應的流程,說明領用資產的原因、使用人員、領用的資產類型及名稱等。報由相關部門及領導審批,審批通過后,發起人方可領用。

    員工列出所需的資產申請領用(可自領和代領),資產管理員從資產庫中選擇相應的閑置資產,填寫領用部門和領用人,審批完成后辦理領用并記錄,之后系統自動存儲相關信息到資產檔案的“資產使用狀態記錄”中并生成《資產標簽打印單》推送到資產管理員的待辦事項中(直接打開后打?。?。

    《資產領用審批單》也可通過手機端進行發起,即使身邊暫時沒有電腦也不耽誤事務的處理和流程發起。

  • 領用申請審批通過后,進資產領用發放;
  • 協助資產管理員完成出庫業務;
  • 如果資產領用有計劃歸還日期,那么提前指定天數進行預警提示;
  • 對資產領用情況進行查詢統計。
  • 資產購置

    當員工發起資產申請流程后,如果組織內部沒有對應的資產可供領用,則可設計由系統自動觸發或人工發起《固定資產申購表》。


    功能說明:

    1.申購:員工可以根據工作需要申請購買資產,其所在部門審批后由資產管理部門(如行政部、辦公室等)查看所需資產的庫存情況,然后做出部分或全部新購與調配調撥的意見。有調配調撥時,系統自動生成調配調撥的流程并推送到申請人的待辦事項中(申購單自動嵌入)。有新購時,由采購部門進行詢價與采購,完成后由資產管理員進行入庫操作,系統會自動生成多個資產信息錄入流程并復制新購資產的相關信息(名稱、型號規格、單價、數量等)到資產信息錄入單》,由資產管理員填寫以入庫。

    《資產申購審批單》支持用戶通過手機終端發起,同時支持用戶在手機進行該單據的審批。

    2.信息錄入:資產管理員填寫資產的相關信息,分資產個體(單種資產可存在多個個體)錄入,系統自動生成各個資產個體的編號和ID編碼,并保存到資產檔案信息中(未領用前資產狀態為“閑置”)。

    資產調撥

    資產調配調撥由資產管理部門處理,審批完成后,由資產管理員填寫調配調撥后的現使用部門、現責任人和交割記錄等信息,完成后系統自動更新該資產個體在“資產使用狀態記錄”中的使用部門、責任人等信息,調配調撥情況將存儲到資產檔案的“資產信息變更記錄”中。

  • 固定資產未經公司主管領導批準,不可以調拔;
  • 資產的調撥,必須通過調撥流程,主管領導審批通過后才可以完成。
  • 資產維保

    功能說明:

    資產維保:員工可以根據資產的狀況說明原因和上傳照片后申請對資產進行維修或保養,其所在部門審批后由資產管理部門查驗資產有無人為損壞并厘清責任,若因員工人為損壞導致維修則由資產管理部門注明需要員工承擔的費用。審批完成資產維保后,資產管理部門記錄維保的具體日期與情況,填寫無法維修需要報廢報損的資產數量,完成后系統自動將維修保養信息存檔到資產檔案的“資產信息變更記錄”中。若存在報廢報損的情況,則系統自動生成資產報廢報損流程并推送到資產管理人員的待辦事項中。

    資產報廢

    員工可以根據資產的狀況說明原因和上傳照片后申請對資產進行報廢報損,其所在部門審批后由資產管理部門查驗資產有無人為損壞并厘清責任,若因員工人為損壞導致則由資產管理部門注明需要員工承擔的賠償。審批完成后資產管理部門處置資產,記錄處置的具體日期、回收殘值等情況,完成后系統自動更新該資產個體在“資產使用狀態記錄”中的相關信息并將報廢報損信息存儲到資產檔案的“資產信息變更記錄”中。

    資產查詢統計

    系統為用戶提供了強大的查詢統計功能,可按照用戶需求生成各類統計報表,為組織的資產管理提供有力的支撐。

  • 領用記錄查詢
  • 資產管理人員可針對部門或者人員查詢其領用固定資產的記錄,在盤點組織固定資產,人員發生崗位變動或離職時,尤其有用。

  • 維保記錄查詢
  • 針對組織內部的固定資產,在使用期限內可能需要進行維修保養,在需要時,可隨時對某個固定資產的維修記錄進行查詢,也可進行全局查詢。

  • 報廢資產查詢
  • 通過報廢資產查詢功能,可快速查詢某一個周期內報廢資產的記錄。

  • 資產狀態查詢
  • 資產狀態查詢可幫助固定資產管理人員快速查詢固定資產的總體狀態,是否被領用,保管人是誰,領用時間等均可一目了然的呈現。

  • 部門資產查詢
  • 可幫助管理人員快速查詢或統計某一個部門所擁有的固定資產數量,類別,名稱及資產金額等信息。

    方案價值

    協同實物資產管理使工作流與審批流無縫融入到具體事務的管理中,方便快捷、高效高質,再加上協同的移動辦公,管理者真即使“一部手機走天涯”也隨時隨地的管理。協同實物資產管理的不同于其他管理系統的地方還在于:

    管理應用能自由擴展,多方面延伸,特殊管理內容也能實現,對接其他的業務應用也很容易。

    組織發展變革使得實物資產管理發生變化的,可以適時進行平滑更新升級。

    使用中承載組織的制度、規范、要求、標準等,使用者的行為按規定執行。

    通過授權讓員工都參與到管理中,使管理不再是某個人或某個部門的管理,如此使管理。

    可與協同HR管理、協同采購管理、協同財務管理等應用無縫集成,真正為組織構建一體化的整體解決方案。

    客戶案例

    寶能集團

    客戶簡介

    寶能始創于1992年,總部位于中國深圳經濟特區,歷經二十余年穩健經營和高效發展,現已發展成為涵蓋物業開發、科技園區、現代物流、綜合金融、醫療健康等五大核心產業的大型現代化企業集團。

    寶能自創立以來,始終堅持“誠信發展、規范運作、市場化經營”原則,高度重視資產質量提升、業務戰略清晰、資源有效整合、人才吸納和培養,著力打造可持續發展能力。目前產業布局覆蓋長三角、珠三角、環渤海和東盟自貿區等四大中國經濟最為活躍的區域以及“一帶一路”的核心節點城市。截至2015年底,公司凈資產逾1200億元人民幣,市場價值超5000億元人民幣,系統內員工近六萬人。

    寶能秉承“發展產業,回報社會”的企業使命,恪守“穩健、和諧、創新、發展”的企業精神,堅持“共融、共創、共享”的核心價值觀,以振興民族經濟,服務社會民生為歷史使命感,向“建一流企業,樹百年品牌”的宏偉愿景奮進。

    業務應用亮點

    客戶業務流程圖:

  • 固定資產臺賬
  • 從傳統的手工記錄轉變為在線管理,臺賬方便整理查詢,各個資產的存放地點、保管部門、保管人一目了然。

  • 實物資產信息卡
  • 實物資產信息卡記錄了資產的基本信息,維修記錄信息等,對每一個資產每一次維修的記錄均記錄在案,詳細記錄了每一次維修的原因、費用、維修時間等。

  • 固定資產調撥
  • 通過固定資產調撥管理,對資產的調撥進行規范化管理,同時可快速查詢各資產或某周期內的資產調撥記錄。

    客戶感言

    固定資產管理業務應用的上線,有效幫助寶能集團改善了傳統的紙質單據流轉,管理不規范,效率低下的局面。解決了一直以來資產盤點難,領用記錄扯皮,維修保養記錄不清等問題。同時,結合協同辦公平臺進一步使得各部門管理協同高效;工作流轉審批周期縮短,是一個值得推廣建設的信息化管理應用。

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