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致遠協同管理平臺整體解決方案之業務篇_行政事務管理

 二維碼 494
發表時間:2018-11-17 22:03作者:網絡OA小編來源:OA系統選型網網址:http://www.jgarfunkel.com

行政事務管理

概述與分析

  企業組織架構中,必不可少的部門即為行政部門。該部門不僅為公司的正常運轉提供了服務平臺,而且為公司的所有活動提供各種支持和服務。一般說來,企業設立行政管理部門的初衷往往是將主營業務(研發、生產、銷售等)之外的事務性工作剝離開來,使得企業的管理者能夠集中精力做主營業務,隨著企業的逐步發展和壯大,此為廣義的行政管理;我們又從行政中分離出市場、財務、人力資源、客戶服務等專門機構,所剩下的事務即為狹義的行政管理。

  行政工作的最終目標是通過各種規章制度和人為努力使部門之間形成密切配合的關系,使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩定運轉的整體;用合理的成本換來員工最高的積極性,以提高工作效率,完成公司目標發展任務。

在企業發展壯大的過程中,行政管理工作發揮著不可替代的作用。它好比一支精良軍隊的后勤部門,確保前線工作者可以無后顧之憂地往前沖刺。行政管理主要有管理、協調、服務三大功能。管理是主干,協調是核心,服務是根本??偠灾?,行政管理的實質是服務。

行政管理體系概述

企業的行政管理體系可以說是企業的中樞神經系統,它是以總經理為最高領導、由行政副總分工負責、由專門行政部門組織實施、操作,其觸角深入到企業的各個部門和分支機構的方方面面的一個完整的系統或網絡。它的作用就是承擔著企業的全部行政管理工作,推動和保證著企業的研發、生產、市場、銷售等幾大業務順利、有效地進行并確保相互之間的協調。

行政管理體系組成

專門的企業行政管理部門(通常成為辦公室、總經理辦公室、行政部、綜合管理部之類)擔負著企業行政管理的組織實施、具體操作。

行政事務管理體現的有以下兩個方面:

一、對行政事務的綜合性管理:具有較強的協調性、中樞性和業務性,主要包含有:

  • 行政制度建設及紀律監督;
  • 文書檔案管理(文書撰寫與發文管理、文件收發、報刊信函收發、文書歸檔管理、圖書管理);
  • 印章及資質、證件管理;
  • 會務工作管理;
  • 公共關系管理;
  • 接待預訂服務;
  • ……
  • 二、行政組織的物質性資源供給與配置管理:具有較強的保障性、服務性和社會性,主要包含有:

  • 車輛管理
  • 資產管理
  • 耗品管理
  • 名片管理
  • ……
  • 如何全面提升行政工作

    首先,必須加強服務意識。服務意識增強是做好行政工作的基礎。和其它工作比較起來,行政工作更需要強化服務意識,努力提高服務水平。因為,行政工作的價值和意義就在于為全公司提供保障和服務,這也是行政部門之所以存在的價值。

    其次,實施規范化管理,通過制度、流程和表單來實現行政工作的有序開展。

    1.加強企業行政管理的制度建設,制度的功能在于規范和約束行為,為此加強制度建設將有利于規范和約束后勤工作,使保障工作有章可循、有法可依,也使得今后的保障工作更加程序化和規范化;

    2.全面實行流程化管理。行政工作總是千頭萬緒,制度只是基礎,行政上的許多環節需要靠流程來實現,流程的好處在于它能夠簡單明了地說明工作的關鍵點,做到“分工清晰、權責明確”,使行政的各項工作條理清楚,有利于工作效率和工作質量的提升;

    3.加強表單管理,表單即為承載事務信息的載體,通過工作流程與表單相結合,落地行政管理,同時可實現工作過程追溯,責任到人。

    綜上所述,通過辦公自動化的方式實現行政管理是最有效和必不可少的途徑。它可以實現廣泛、全面、迅速地搜集、整理、加工、存儲和使用信息,使企業內部人員能夠方便快捷地共享信息,高效地協同辦公,從而達到提高行政效率的目的。

    方案與框架

    行政辦公管理是現在成功企業有效運作的有力保障,其內容就是對辦公室所構成的如車輛、辦公用品、機器設備、會議室和各種流程審批等日常辦公事務進行計劃、組織、指揮和控制的活動,其目的在于實現包括制定計劃、合理分配、組織實施、指揮協調、監督控制諸環節在內的整個過程的總體目標優化。做好行政辦公管理工作,能夠有效地提高辦公室運作效率,最大限度地發揮行政辦公的作用實現辦公室自動化的工作目的。

    致遠行政事務管理解決方案主要從行政行為的角度出發,對行政權力進行綜合的管理,通過工作流程管理機制規范行政行為,通過車輛管理、耗品管理、設備管理、會議管理等來統一管理和合理分配辦公室所管理的各種事務,實現客戶價值的最大化。

    應用框架如下圖:

    1.流程審批

    流程審批是制度化剛性流程的具體應用。企業在經營和成長過程中,逐步會沉淀下很多規章制度,其中包括各種紙質表單、流程規范、數據規范、崗位說明、權限等,制度的形成、推廣和優化過程,也是規范員工行為的過程,是實現內部協作分工的過程、是規范崗位操作、從人治向法制逐步進步的過程。

    但是逐步累積起來的制度和規范汗牛充棟,員工根本沒有辦法完全學習和掌握;規章制度的優化和調整后,很難實時的將最新版本傳達到每位員工,因此制度的形成、推廣和優化過程難度很高,使得制度不能有效落地,大部分員工對制度的掌握僅限于考勤、例會等頻繁使用的制度。

    通過工作流的實施和應用,可以幫助企業規章制度和管理規范有效落地。

    行政管理中涉及到的流程審批應用,如票務預訂、會議的發起及會議室的預定、信息發布審批流程、車輛申請流程、印章使用流程等,通過電子化的工作流程簡化了之前流程人工復雜的審批過程,只需要發起相應的流程、根據表單填寫好內容就可以按照設計好的流程圖進行一步步向下流轉直到流程審批結束,大大的提高了行政辦公的效率。

    流程審批在易用性方面,通過個性化授權,可以將常用的流程推送的個人門戶,方便調用;通過制度、表單和流程的集成,可以使得員工通過流程免除學習和培訓,輕松掌握和運用企業的制度;

    在用戶體驗方面,提供了從設計、應用、維護到門戶展現全程的圖形化自定義,通過自定義規范、自定義表單、自定義流程、實現企業流程地圖的輕松設計;

    在工作流的適用性上,不但可以做到表單樣式的靈活設計,還可以在表單中實現字段計算、合計、二維表等特殊應用;不但支持流程的剛性規范,還可以支持流程根據職務、天數、金額、字段等各種條件進行流程走向判斷;不但支持表單流程的集成,還支持同一流程在不同節點展現不同的表單,支持子流程觸發技術。

    2.會議管理

    行政辦公基礎管理工作中,最常用的管理手段就是會議,通過會議完成政策的上傳下達、工作布置、統一思想、群策群力等任務,但是會議組織、會議過程、會議執行等不同的階段往往存在種種原因,導致會議沖突、會而不議、議而不決、決而不行,從而嚴重影響了會議的效率和效能。因此通過會議管理的應用,可以有效地提高會議室管理、會議服務管理、會議組織管理、會議議程管理、會議決議管理的效率。

    3.車輛管理

    企業擁有一定數量的車輛,車輛的管理成為日常事物中的一項重要工作。本系統要實現集中管理車輛的基本信息、運營、維修、事故、違章等一系列信息,有效跟蹤管理每臺汽車的使用狀況,提高工作效率,使企業車輛管理更加科學、更加規范。

    4. 資產管理

    在行政辦公中,廣義的資產泛指所有用于辦公室工作的設備和器具,這些設備和器具在其它領域也被廣泛應用,包括電話、小型服務器、計算器等。狹義的概念則指多用于辦公室處理文件的設備,如傳真機、打印機、復印機、投影儀、掃描儀等,還有臺式計算機、筆記本、考勤機、裝訂機等。

    資產管理主要針對企業的辦公設備信息進行登記、申請和審核、資產維保及資產統計。

    5.耗品管理

    耗品管理主要對各企業內部的辦公用品進行采購、領用管理,對分支機構及部門內部辦公用品的費用分攤以及分支機構、部門內部領用的數量進行統計。方便對各種物品的采購入庫、領用登記,歸還登記的統一管理,提高管理的效率。

    功能與模塊

    會議管理

    會議管理提供一組以會議為中心的資源管理,包括會議室查詢、會議室預訂、會議室管理、會議安排、會議通知、會議查詢、人員查詢、會議紀要、會議歸檔等功能。用戶可通過系統提供的功能,根據實際需要安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理,查看會議情況,如出席情況、會議紀要等等。

    致遠互聯協同辦公管理平臺對會議的全過程實現智能化管理,適用于辦公室對于會議進行統一組織及管理。會議管理的功能包括會議室資源預約、會議通知、與會應答、會議紀要等。

    平臺擬提供會議資源的登記處理,登記信息中涵蓋了會議室名稱、會議室地點、狀態、會議室設備、是否需要審批,可容納人數等基本信息。如圖所示:

    平臺提供圖形化的會議室申請界面,直觀展示會議室占用狀態,申請時間沖突自動提醒。用戶只用拖動鼠標,即可完成會議室的申請,如下圖所示:

    會議室申請完畢后,由會議發起人發起會議通知,設定與會人員,支持會議準備文件上傳,示意圖如下:

    所邀請的與會人員的處理狀態實時感知,便于及時統計。同時被邀人員可以在回執時上傳附件和關聯文檔,協助辦會人員搜集整理會議準備資料,從而為成功舉辦會議提供保障。

    一旦對會議邀請做出同意回執,則該會議會自動進入員工日程,在看板中顯示,如下圖:

    支持會議提醒,查看會議及相關內容,進行會議回執。

    車輛管理

    行政車輛管理應用具有以下特點:

    1.車輛的信息清晰明了,保險、檢驗、維保、違章與事故等信息全記錄。

    2.車輛的使用過程明確,用車從申請到審批到派車到記錄,記錄從里程費用到維修保養到保險理賠到違章事故,期間隨時查看車況、費用、油耗等關注點。

    3.車輛在運行使用中產生的各項費用都完整保存,輕松獲知每個車輛、每個年度、每個部門等用車的費用。

    4.不僅管理車輛,還管理駕駛員,管理者能清楚掌握駕駛員的情況,可駕駛的車輛、能否出車、出車時間的長短等都一清二楚。

    5.車輛管理者、駕駛員能收到相應的提醒、預警(保險、年檢等),在系統的要求下不遺忘相應的工作。

    6.移動端界面簡潔友善,員工申請、管理者審批、駕駛員記錄都非常方便,如此駕駛員通過移動端可以隨時隨地按規范要求錄入車輛運行過程中的信息數據。

    7.操作智能化,切實落實企業的管理規章制度,按需生成各種報表;功能可以方便地進行適應性更改,并與其他業務管理應用進行對接,從而隨企業的發展而發展壯大。

    車輛信息

    由于權限不同,車輛管理人員和非車輛管理人員的所操作的功能存在差異,下同。

    (1)基礎信息錄入錄入車輛的行駛證、購置、維保、使用范圍、保險等方面的信息,以及行駛證、登記 證書、保險單和車輛的圖片。在該頁面中,既可以新錄入車輛的信息,也可以修改數據庫中已有車輛 的信息。填寫車牌號后,系統自動識別車輛是否在數據庫中,錄入新的車輛信息需填寫全部內容,而調整現有車輛的信息則根據用戶的選擇來填寫。

    (2) 綜合信息錄入綜合信息錄入主要用于錄入車輛的檢驗、保險的相關信息。

    (3)查看車輛信息進入車輛信息列表查看車輛的信息,供非車輛管理人員使用。

    (4)車輛信息瀏覽進入車輛信息列表查看車輛的信息,這里可進行添加備注、導入導出車輛信息列表、刪除車輛、批量刷新等相關操作。

    (5)車輛綜合信息統計統計各個車輛的里程讀數、歷年費用、實用里程、實加油量情況。

    車輛使用

    (1)用車申請:申請人在填寫了“單位”、“部門”、“用車時間”后,可以預約車輛。選擇預約的車輛后,可查看該車近期的預約情況。派車人員處理時,根據實際情況安排,未派車填寫相關原因,選擇車輛 與駕駛員后,系統自動填寫派車日期時間。車牌號選擇后,若系統中設置了尾號限行規則(根據各地 的交通管理要求設置),則系統根據填寫的用車開始日期給出提示(默認提示為“該車在預計用車首日 限行”)。用車結束后,車輛駕駛人員需填寫實際用車的日期時間、里程、費用等相關信息,若用車期 間有加油的,系統自動生成“車輛使用費用錄入”錄入流程并推送到該駕駛人員的待辦事項中。

    (2)車輛外借:車輛外借用于單位將車輛借給外單位或個人使用。這里將記錄外借期間本單位要承擔相應 費用情況、借車審批情況,車輛管理人員處理借車和還車的情況。借車時和還車時,車輛管理人員均 需核對填寫車輛里程讀數、車況等,本單位要承擔費用時還需在還車時填寫相關費用信息。若借車期 間出現違章,則系統自動生成“違章與事故處理”流程推送到車輛管理人員的待辦事項中。

    (3)車輛使用情況:供車輛管理人員查看當前車輛使用的狀態情況,并可進行添加備注、導入導出車輛使 用信息、批量刷新等相關操作。

    (4)查看車輛使用情況:供非車輛管理人員查看當前車輛使用的簡明信息。

    (5)車輛預約情況:供車輛管理人員查看車輛的預約情況,并可進行刪除、導入導出等相關操作。

    (6)查看車輛預約情況:供非車輛管理人員查看車輛的預約情況。

    (7)申請用車與派車情況:供車輛管理人員查詢用車申請獲知派車情況。

    (8)車輛實際油耗查詢:供車輛管理人員按車分年度查詢車輛的實際油耗情況。

    (9)各部門用車統計:供車輛管理及相關人員按部門統計使用車輛的里程、分項與合計費用。

    車輛維保

    (1)維修保養審批車輛維保分為“保養”和“維修”兩類,填寫的內容有所區別。審批完成后,車輛管

    理人員根據審批意見安排維修。當維修超過 2 天時,可將維保期間車輛狀態調整為“暫停使用”,這樣 維修期間申請用車時將無法預約正在維保的車輛。維保的經辦人在維保完成后,需填寫相關的內容, 記錄保險理賠情況(報保險維修車輛的情況下),下次保養的預計日期(限保養時)以及事故責任人需 承擔的維修費用(人為造成事故且有責任人的情況下)。

    (2)車輛維修保養查詢供車輛管理人員查詢各個車輛的維修與保養情況。

    違章事故

    (1)違章事故處理:車輛違章與事故的類型分為“違章”、“單車事故”、“雙車事故”、“多車事故”四種,

    類型不同則填寫的內容也有所不同。在手機端安裝了 M1 且能上網訪問協同的情況下,若出現車輛事 故,當事人可即時發送相關信息與圖片(通過手機拍照)處理。車輛管理人員根據實際情況填寫責任 人員、經濟損失等,確認需要維修后,系統將自動生成“車輛維修保養”流程并推送到車輛管理人員 的待辦事項中。審批完成處理結束后,車輛管理人員填寫相關結果,如處理日期、理賠情況、責任人 承擔罰款與賠償情況、本單位承擔罰款與賠償情況等。若違章或事故的責任人為登記備案的駕駛員(即 在系統中錄入信息的駕駛員),則相關違章或事故信息將存儲到該駕駛員的信息中,作為其績效考核、 獎懲的依據。

    (2)違章與事故處理情況:供車輛管理人員查詢各個車輛的違章與事故處理的情況。

    車輛費用

    (1)車輛使用費用錄入供車輛駕駛員錄入加油的費用,車輛管理人員錄入使用費用(針對領導自駕車輛或無專人管理的車輛等情況)或加油卡充值費用等。在加油信息中,若填寫了加油充值卡使用金額, 則系統自動扣減加油卡的余額并將此次加油記錄存到對應的加油充值卡信息中。錄入加油卡充值信息 時,可針對新購卡情況和對已有油卡充值情況,系統自動提示操作者需要填寫的內容,填寫完成后系 統自動存儲新油卡信息或增加已有油卡的余額。

    (2)車輛實際費用查詢供車輛管理人員查詢本單位實際支付的各個車輛的相關費用。

    (3)加油充值卡新車型供車輛管理人員查看加油充值卡的相關信息,并可進行修改(如加油充值卡的保管人等)、導入導出、刪除等相關操作。

    (4)查看加油充值卡信息供加油充值卡的保管人(通常為駕駛員)查看本人報關的加油充值卡的相關信息。

    駕駛人員

    (1)駕駛員信息供車輛管理人員錄入、修改、刪除駕駛員的信息,并可進行導入導出等操作。

    (2)查看駕駛員信息供非車輛管理的人員查看駕駛員的相關信息。

    (3)駕駛員出車統計供車輛管理人員、人力部門人員按駕駛員、按年等統計駕駛員出車的里程、費用等情況,以核算其出車補貼或作為其績效考核的依據。

    行政資產管理

    資產管理應用主要有以下特點

    1.覆蓋資產的申請購買到報廢報損或饋贈轉讓的全過程,期間的任何環節、流轉、審批的全部信息都完整記錄。

    2.所有員工都能使用并參與資產管理,信息來源既廣泛又直接。

    3. 資產的相關數據在流程處理過程中自動生成、悄然記錄、有序流轉,歷史信息也加以保留。

    4. 資產的管理責任得以明確,使用情況反饋更加及時,確保維保認真執行,損壞后厘清賠償責任;管理責任貫穿員工在職期,不因其崗位職務變動而消失;員工離職時資產交接變得清晰,避免形成糊涂賬。

    5.操作智能化,切實落實企業的管理規章制度,按需生成各種報表。

    6.自動向資產管理者發出預警(如質保期將結束),避免因遺忘而導致工作缺失。

    7.通過移動端可以方便地進行資產盤點。

    8.功能可以方便地進行適應性更改,應用可以隨企業的發展而發展壯大。

    資產購置


    功能說明:

    1.申購:員工可以根據工作需要申請購買資產,其所在部門審批后由資產管理部門(如行政部、辦公室等)查看所需資產的庫存情況,然后做出部分或全部新購與調配調撥的意見。有調配調撥時,系統自動生成調配調撥的流程并推送到申請人的待辦事項中(申購單自動嵌入)。有新購時,由采購部門進行詢價與采購,完成后由資產管理員進行入庫操作,系統會自動生成多個資產信息錄入流程并復制新購資產的相關信息(名稱、型號規格、單價、數量等)到資產信息錄入單》,由資產管理員填寫以入庫。

    2.信息錄入:資產管理員填寫設備的相關信息,分資產個體(單種資產可存在多個個體)錄入,系統自動生成各個資產個體的編號和ID編碼,并保存到資產檔案信息中(未領用前資產狀態為“閑置”)。

    3.領用員工列出所需的資產申請領用(可自領和代領),設備管理員從資產庫中選擇相應的閑置資產,填寫領用部門和領用人,審批完成后辦理領用并記錄,之后系統自動存儲相關信息到資產檔案的“資產使用狀態記錄”中并生成《資產標簽打印單》推送到資產管理員的待辦事項中(直接打開后打?。?。

    資產信息


    功能說明:

    1.資產檔案:存儲資產的基礎信息和其他信息,存儲資產的使用狀態記錄、信息變更記錄、維修保養記錄。通過資產檔案可以輸出資產盤點表、資產使用情況、資產維保情況等信息供資產管理人員使用。系統通過資產檔案可以向資產管理人員發出質保期即將到期等預警。

    2.資產信息調整:由資產管理人員修改資產檔案中的錯誤或更新資產的相關信息。

    3.資產標簽:由資產管理員選擇資產,系統即自動生成所選資產的標簽,然后打印即可。

    資產維保

    功能說明:

    資產維保:員工可以根據資產的狀況說明原因和上傳照片后申請對資產進行維修或保養,其所在部門審批后由資產管理部門查驗資產有無人為損壞并厘清責任,若因員工人為損壞導致維修則由資產管理部門注明需要員工承擔的費用。審批完成資產維保后,資產管理部門記錄維保的具體日期與情況,填寫無法維修需要報廢報損的資產數量,完成后系統自動將維修保養信息存檔到資產檔案的“資產信息變更記錄”中。若存在報廢報損的情況,則系統自動生成資產報廢報損流程并推送到資產管理人員的待辦事項中。

    產變更


    功能說明:

    1.調配調撥:資產調配調撥由資產管理部門處理,審批完成后,由資產管理員填寫調配調撥后的現使用部門、現責任人和交割記錄等信息,完成后系統自動更新該資產個體在“資產使用狀態記錄”中的使用部門、責任人等信息,調配調撥情況將存儲到資產檔案的“資產信息變更記錄”中。

    2.報廢報損:員工可以根據資產的狀況說明原因和上傳照片后申請對資產進行報廢報損,其所在部門審批后由資產管理部門查驗資產有無人為損壞并厘清責任,若因員工人為損壞導致則由資產管理部門注明需要員工承擔的賠償。審批完成后資產管理部門處置資產,記錄處置的具體日期、回收殘值等情況,完成后系統自動更新該資產個體在“資產使用狀態記錄”中的相關信息并將報廢報損信息存儲到資產檔案的“資產信息變更記錄”中。

    3.饋贈轉讓:員工可以申請對資產進行饋贈轉讓,審批完成后資產管理部門交接資產,記錄交接日期、轉讓金額等情況,完成后系統自動更新該資產個體在“資產使用狀態記錄”中的相關信息并將饋贈轉讓信息存儲到資產檔案的“資產信息變更記錄”中。

    資產查詢統計

    系統為用戶提供了強大的查詢統計功能,可按照用戶需求生成各類統計報表,為組織的資產管理提供有力的支撐。

  • 領用記錄查詢
  • 資產管理人員可針對部門或者人員查詢其領用固定資產的記錄,在盤點組織固定資產,人員發生崗位變動或離職時,尤其有用。

  • 維保記錄查詢
  • 針對組織內部的固定資產,在使用期限內可能需要進行維修保養,在需要時,可隨時對某個固定資產的維修記錄進行查詢,也可進行全局查詢。

  • 報廢資產查詢
  • 通過報廢資產查詢功能,可快速查詢某一個周期內報廢資產的記錄。

  • 資產狀態查詢
  • 資產狀態查詢可幫助固定資產管理人員快速查詢固定資產的總體狀態,是否被領用,保管人是誰,領用時間等均可一目了然的呈現。

  • 部門資產查詢
  • 可幫助管理人員快速查詢或統計某一個部門所擁有的固定資產數量,類別,名稱及資產金額等信息。

    耗品管理

    耗品管理主要是針對企業的易耗品的入庫、領用、庫存等情況進行管理,完成企業對低值易耗品日常業務的采購入庫、退貨、領用、退庫、盤點、往來賬款等管理工作。全面反映易耗品的采購情況、領用情況、損耗情況、以及人員和部門的領用情況。同時借助功能強大的查詢及報表功能使管理人員能及時、準確地了解所需信息,為企業的決策提供了正確、便捷的支持平臺。幫助企業更有效、更全面地管理低值易耗品。

    耗品維護

    耗品維護可創建用品庫,并授權管理員和適用范圍,授權的管理員可以發放該庫下的用品,授權范圍的人員可以申請該庫下的用品。

    用品登記頁面:點擊登記可登記用品,支持批量導入。沒有歸還的用品,不能刪除。

    審批流程設置:設置申請審批的節點和人員,同車輛的審批流程設置。

    入庫記錄:可查詢當前登錄人管理的用品庫下用品的入庫記錄,并能導出打印。

    預算維護:系統針對于每個部門的耗品年度預算進行錄入和維護。

    耗品申請

    申請人進入用品申請頁面,點擊申請,彈出申請填寫單。該申請單中自動與申請人所在部門的辦公用品年度預算關聯,在部門預算允許的范圍內可繼續完成信息編輯,否則彈出提示信息。編輯信息后,點擊提交,則申請成功。申請時,只能選擇自己有權限使用的用品。

    審批流程節點人員進入用品審批頁面,選擇該申請記錄,進行審批處理,選擇通過,則記錄走向下個節點,選擇不通過,則記錄回到申請人,狀態為審批不通過。最后一個節點審批通過后,記錄走向用品管理員。

    耗品管理員進入用品發放頁面,選擇該申請記錄,進行發放處理,選擇發放,則記錄狀態為已發放,選擇不通過,則該記錄狀態為發放不通過。發放時,發放量不能高于申請量。

    發放后,耗品管理員可在發放記錄頁面,查詢各用品的發放記錄。

    統計查詢

    用品統計:統計當前登錄人管理的用品庫下用品的使用記錄。

    領用統計:統計當前登錄人管理的用品庫下用品被領用的記錄,可按照部門、人員統計。

    日常辦公

    票務預訂

    行政部的日常辦公涉及到為公司員工進行票務預訂,當出差人數、頻數增多時,勢必會對行政人員帶來很大困擾,因此,致遠與攜程攜手,為企業提供工作及差旅的統一業務管理入口,通過攜程商旅的優質商旅服務產品最終實現業務落地的一站式的平臺與服務。

    具體內容如下:

    1.員工發起出差申請,并創建出差申請單,在申請單中標注出發/目的地,以及時間等內容;

    2.流程至領導審批節點,當審批通過后,員工便可進行機票預訂;

    3. 員工在PC端單點登錄攜程訂票:在首頁空間打開攜程商旅,選擇本次出行單;

    4.攜程根據時間篩選出符合要求的航班,員工確認后填寫相關信息即可提交預訂申請;

    5. 如果預訂行程與審批單審核要素匹配,則訂單直接提交成功,后臺迅速出票。如果預訂行程與審批單審核要素有任一不符,系統跳出提示,無法使用公司賬戶支付,實現差旅管控。

    印章管理

    員工在使用印章前填寫申請,注明所用印章類別、所屬單位、用印文件、用途等,經審批后由相應印章管理人員處理并記錄實際印章使用的情況。注,凡是在流程結束后需要進行印章使用的,均可以由系統自動發起印章使用流程,并且將相應審批流程嵌入到印章使用中供印章管理人員查詢;同時對于已完成相應審批(如合同審批)的印章使用流程,可簡化流程操作,直接送達印章管理人員處理即可,從而避免重復審批提高工作效率。

    證件管理

    管理目的

    證件管理對于部分需要資質和證件才能開展生產經營活動的行業(如建筑業)而言,是企業生存的前提和必要條件。因此,通過軟件對證件進行精準化和可操作化管理成為了這些企業的提高證件規范化和有序化管理的重要手段。

    在互聯網大數據時代,加強證件管理的目的在于:

    1.提高企業經營人員的綜合素質和管理能力;

    2.應用互聯網產品整合大數據進行企業證件的高效管理;

    3.變革傳統的證件管理模式,進行動態和可持續管理。

    管理問題

    證件管理在沒有信息化的情況下,只靠人工來進行,工作量與工作難度不算小,管理質量難以保證。因此,即使有的單位通過單機軟件進行證件管理(如使用EXCEL),但沒有利用信息化系統的幫助,其管理的效果與所能發揮的作用將比較有限,比如下列問題就難免。

  • 證件的使用是否必要,有無經過審批不清楚;
  • 某個證件是否仍在使用中當前能不能使用不清楚;
  • 單個證件用了多少次、歷經了多少項目不清楚;
  • 證件借出的使用期限或有效期即將屆滿沒提醒;
  • 證件持有人的相關信息不全或從未更新;
  • 證件保管、使用的責任人不明確;
  • ………
  • 管理特點

    1.清晰、智能,控制使用、借出、歸還的全過程。

    2.記錄企業、單位相關證照以及員工個人證件的信息,對證件進行分類別管理、分人員管理,使各類別證件的持有人、可用數量、借出狀態、應還日期等都清晰明了。

    3.證件的借出、使用、歸還過程清晰,從使用人發出借用審批到證件管理人借出證件再到歸還證件,完整記錄借用人、借用數量、借用日期和歸還日期等信息,隨時可以查詢各項記錄。

    4.證件管理員清楚掌握證件狀態、使用記錄的各種情況,證件借用時間到期前自動提醒管理者和借用人;人員變動導致證件狀態發生改變時,證件管理員可以批量調整證件狀態。

    5.操作智能化,按需生成各種報表;對接協同HR管理,人員信息適時聯動;功能可以方便地進行適應性更改,并可與其它業務管理應用進行對接。

    應用展示
  • 證件分類
  • 將證件按單位證照、個人證件分門,按不同種類(工程類、經濟類、財會類等)、專業、等級別類,自動生成類別ID加以區分。證件的類別供錄入證件信息時調用,同時系統按此類別將證件匯總到下方列表中。

  • 證件信息錄入
  • 錄入員工的相關信息后,在列表中錄入其所持有的證件的相關信息,證件類別從類別列表中選擇。

    證件錄入后,自動分發形成證件的明細信息。

  • 證件借用審批
  • 申請人從證件類別列表中選擇所辦事務所需要的證件,填寫需要使用的數量和使用類別、用途、借用期限等信息。系統會根據填寫情況自動給出醒目的填寫提示,有誤則無法提交。審批完成后最終達到證件保管人處。

  • 證件借出辦理
  • 借用審批完成后,則是證件借出手續的辦理。申請人所需要的證件列表以及借用審批都已自動推送給了證件管理人員,證件管理人員需要做的就是從證件明細信息庫中找到合適的證件提供給申請人。

    證件借出手續即可一次性也可分次辦理,分次辦理時從借用審批中選擇對應的所需證件即可。

  • 證件歸還辦理
  • 歸還比較簡單,證件管理者選擇借出時的單據,然后從已使用證件列表中選擇相應的證件即可,一次性借出可以分批歸還。

  • 證件狀態調整
  • 發生人員變動(如員工離職后證件歸還其本人)或證件損壞、遺失等情況時,需要調整證件的狀態為“不可使用”或“暫停使用”;同樣證件補辦完成或員工重新入職后,證件狀態又可調整為“未使用”。

    方案價值

    致遠行政事務管理,就是通過系統的協同和自動化,使原本繁雜的行政工作變得簡單輕松。針對行政管理事務多而雜的特點,如何幫助行政人員快速整合并高效率的實現管理,是致遠行政事務管理解決方案的價值所在。

    會議管理:通過集中的會議室展現和管理等,實現會議資源的合理利用。

    車輛管理首先對車輛進行登記,在管理時,通過車輛維修、保養、年檢、保險等全方位的流程運營,實現精細化管理,保障車輛的合理安排和使用,同時做到每一次出車有記錄可查。

    行政資產管理通過流程驅動實現資產的采購、領用、歸還等。采購和領用完成,資產信息實現同步增減。資產的庫存和使用明細,行政人員實時掌握,資產情況一目了然。同時可落實資產管理責任,工作流與審批流無縫融入到具體事務的管理中,方便快捷、高效高質。

    耗品管理通過致遠行政事務管理應用可輕松實現辦公用品的查詢、采購和領用等。填寫領用申請單時,只需下拉選擇,物品和對應庫存實時展現,并支持模糊查詢,輔助用戶填單,大幅節省辦公時間。

    證照和印章管理實行統一登記和專人管理各種證照和印章,通過流程審批借用、使用和歸還等操作。規范使用并可追溯,減少和規避經營風險。

    名片印制申請、行政接待管理、行政維修申請等,通過審批實現了行政事務的辦公自動化,提高了行政人員日常辦公效率。

    致遠行政事務管理依靠以上模塊來支撐企業的行政運營。同時平臺支持移動辦公,可通過手機完成下單、審批等操作,加速企業辦公和協作,使行政辦公更輕松,業務支撐快人一步。

    客戶案例

    福建建筑科學研究院

    客戶簡介

    福建省建筑科學研究院成立于1958年,隸屬于福建建工集團總公司,是福建省建設領域技術實力雄厚、裝備先進、專業設置齊全、成果轉化迅速的綜合性研究開發與技術服務機構。

    協同應用


    序號
    應用內容
    應用價值
    1
    公文管理
    對公文進行規范化、有秩序的管理,實現了收文管理和發文管理的自動化,提高辦公效率,規范公文處理流程。
    2
    會議室管理
    實現智能化管理,保障會議資源的合理利用。
    3
    辦公用品管理
    全面反映辦公用品的采購、領用、損耗情況、以及人員和部門的領用情況。同時借助功能強大的查詢及報表功能使管理人員能及時、準確地了解所需信息,為企業的決策提供了正確、便捷的支持平臺。
    4
    公章管理
    規范公章使用流程,落實公章管理制度。
    5
    車輛管理
    實現車輛的精細化管理,保障車輛的合理安排和使用,同時做到每一次出車有記錄可查。
    6
    證書管理
    規范使用并可追溯歷史記錄,減少和規避經營風險。
    7
    固定資產管理
    落實資產管理責任,記錄資產全生命周期信息,工作流與審批流無縫融入到具體事務的管理中,方便快捷、高效高質。


  • 公文管理
  • 會議室管理
  • 辦公用品管理
  • 建立多個用品庫,由不同的用品管理員進行管理,庫存信息可實時監控。

  • 公章管理
  • 車輛管理
  • 證書管理
  • 固定資產管理
  • 福建建筑科學研究院的固定資產管理流程圖如下所示:

    在協同管理平臺中,固資管理體現的內容包含以下幾個方面。

    固資采購申請:

    1、同一采購單,只允許一個合格供應方;

    2、單價超過5萬,要進行組織評審需上傳評審記錄;

    3、單價超過50萬,要進行辦公室會議需上傳會議記錄;

    固定資產驗收記錄:

    1、驗收記錄數據來源采購申請;

    2、驗收記錄包含設備調試信息;

    3、驗收通過存檔固資卡片(底表);

    4、固資編碼規則自動生成:單位編碼+使用部門編碼+資產分類編碼+年份去兩位+3位流水號(底表計算公式高級動態組合)

    固定資產調劑申請:

    1、來源固資底表,選擇資產編號帶出相關數據;

    2、審批通過新使用單位、部門、使用人等數據回寫固資卡片。

    固定資產停用維修申請:

    1、來源固資底表,選擇資產編號帶出相關數據;

    2、審批通過固資卡片狀態:變更、維修。

    固定資產租借申請:

    1、來源固資底表,選擇資產編號帶出相關數據;

    2、審批通過更具出借類型條件變更固資卡片狀態:出租、出借。

    固定資產維修、租借驗收記錄申請:

    1、來源固資底表,選擇資產編號帶出相關數據;

    2、審批通過固資卡片狀態變更:正常。

    固定資產報廢申請:

    1、來源固資底表,選擇資產編號帶出相關數據;

    2、審批通過固資卡片狀態變更:報廢。

    中機國能電力工程有限公司

    客戶簡介

    中機國能電力工程有限公司(簡稱中機電力)隸屬于國機集團,是一家集電力工程設計工程管理、設備成套以及工程總承包的工程公司。

    協同應用


    序號
    應用內容
    應用價值
    1
    固定資產管理
    隨時隨地掌握資產的現狀以及歷史信息,為公司盤點固定資產提供全面可信的數據依據。
    2
    辦公用品管理
    規范辦公用品的管理和流程,減少鋪張浪費,節約成本,提高辦公效率。


  • 固定資產管理
  • 客戶需求:

    由于之前沒有對固定資產進行管理,所以客戶的固定資產比較混亂,急切需要一個系統管理固定資產,能夠清晰明了的知道每個固定資產的去向。后期盤點固定資產的時候有可參照的系統依據。

    主要是通過資產信息表來記錄每個資產的生命周期,從開始的采購申請-資產驗收-資產調撥和申請-固定資產報廢申請-固定資產報廢處置。

    在固定資產管理中:

  • 資產的信息以卡片形式存儲,一個資產一張卡片。
  • 資產的基本信息由驗收單而來。
  • 資產的狀態記錄著資產的終結狀態。
  • 資產調撥由資產管理員來管理
  • 員工申請是老員工自己發起
  • 新員工申請由人事專人負責
  • 調撥或申請審批通過后,每個資產的狀態都有相應的改變(標示為已使用)
  • 員工自購的筆記本電腦也記錄到資產庫中,方便后期盤點,此類型資產員工不能申請也不能調撥。
  • 工作移交時,員工的電腦必須進行資產回庫。
  • 資產報廢申請決定資產的狀態(審批通過此資產報廢,資產狀態為報廢),資產報廢申請是一單一資產。
  • 資產報廢處置單是一次可處理多個固定資產。
  • 辦公用品管理
  • 辦公用品管理制度是針對企事業單位辦公用品的計劃、采購、分發和保管及銷毀的一項制度。目的在于規范辦公用品的管理和流程,減少鋪張浪費,節約成本,提高辦公效率。

    客戶需要兩種類型的倉庫來管理辦公用品,總庫來接收采購入庫的辦公用品,分庫是為員工領用提供辦公用品,總庫與分庫之間用調撥單作為一個橋梁,使兩庫之間數據進行傳遞。

    設計圖如下,辦公用品分為兩個庫,一個是總庫,一個是分庫(分屬各樓前臺管理)。辦公用品采購有行政部的采購員來負責。調撥由各樓層前臺來負責。公司全員可領用辦公用品。

  • 辦公用品采購入庫的時候,前提是絕大多數的辦公用品都已經存在于總庫中(也就是說總庫中已經存在了大量的基礎數據了)。
  • 采購入庫的過程就是,在總庫中某種辦公用品的基礎上,加上此次采購的辦公用品的數量。
  • 入庫單采用了重復表,可以一次采購多種辦公用品,存貨編碼是辦公用品的唯一標示。
  • 辦公用品調撥單,由各樓層的前臺來管理,辦公用品調撥單實現了總庫與分庫之間的數據交互??値熘修k公用品有一個預警值,旦超過預警值,系統以消息形式通知相關人員,預警值可以自定義標準。
  • 調撥單是把辦公用品從總庫調撥到分庫中(單向)。
  • 調撥單由前臺來管理發起,流程無審批節點(即發起就完成調撥)。
  • 調撥單做了做了驗證規則,調撥數量不得超過總庫中辦公用品的庫存數量。
  • 領用出庫是全員的權限,每個人都能夠進行調用的。
  • 領用單中領用的辦公用品是從各分庫中獲取。
  • 表單上設置了驗證規則,領用數量不得超過分庫中辦公用品的數量。
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