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oa辦公系統軟件:選型須知的12個誤區

 二維碼 415
發表時間:2021-05-25 15:38作者:oa來源:oa系統選型網網址:http://www.jgarfunkel.com

  通過OA系統實行辦公自動化已經成為很多企事業單位加強內部管理,提升辦公效率和辦公質量的重要手段。但是很多組織單位在選擇OA系統的過程中容易陷人各種各樣的誤區,這里我列舉了十二個具有代表性的誤區,供廣大選型管理軟件用戶借鑒。

oa系統

oa辦公系統軟件:選型認識的12個誤區


誤區.1


認為OA就是傳統的公文管理和綜合辦公工具


的確,OA的起源就是在中國,即是從政府單位的任命通知等類型的文件下發開始,具有中國的一些持色。但就此認為協同管理平臺軟件(OA)就是公文管理,即只為傳統的政府辦公自動化,或者認為只是基本的內部論壇、消息溝通、會議管理,車輛管理,內部郵件收發等這個看法是不準確的。


首先對于一些企業機構來看,政府的這套公文管理其實很多都已經不適用了,他們最關注的還是如何理順內部的運營管理流程、如何沉淀運營過程中的經驗知識、如何快速的跨區域的便捷溝通,所以協同管理平臺軟件(OA)對于企業機構來說是能夠偏向于有力支撐業務發展的平臺。


其實對于目前也在不斷發展的政府或事業單位,也需要與民眾進行快速的事務處理和溝通,在這種情況下OA一方面需要簡化內部的審批流程,另外一方面需要與對外的電子政務窗口互通。



誤區.2


認為OA無所不能


部分組織或人員認為協同管理平臺軟件(OA)無所不能,甚至能包含制造業中的ERP生產管理或財務管理或進銷存的管理,這種看法是非常有片面性的。


協同管理平臺軟件(OA)涉及的使用群體在一套組織內是最廣的,基本上所有人員都需要使用,充分地與ERP等類型的業務管理系統進行對接,解決不同信息化系統之間的信息壁壘。


從目前對協同管理平臺軟件(OA)的認知來看,最起碼需要刨除掉已經發展成熟的財務管理軟件、生產制作計劃管理軟件、進銷存管理軟件等三大類,對于其他以人員為中心的過程管控的模式,就需要與OA有密切的應用關系。



誤區.3


自己開發


自己開發OA更能夠滿足自身需求,還可以隨時升級、維護,可控性強,能避免上當受騙,但實際上呢?


首先,OA系統已經涉及越來越多的科學技術,包括計算機、通信、網絡、管理與行為、多媒體,數據庫等等,是一個綜合工程,一個或者幾個通程序員已經很難做好。


其次,組織內部的程序員受行業和職位限制,無法掌握最新的管理理念及其發展趨勢,往往只能對市面上的OA系統和自己單位的辦公流程進行簡單模仿和克隆,不能夠真正實現提升管理水平的目的。


再次,頻繁調整OA系統會嚴重影響員工的快速掌握和正常使用,并會延長融合期。


最后,開發OA系統需要耗費大量的人力、物力、財力,而且不可控因素很多,綜合費用最低也要幾萬元,很多都要數十萬元,顯然得不償失。


因此除了個別特大型組織和敏感性單位,建議普通組織不需要自己開發。



誤區.4


功能越全越好


只要你肯付錢,軟件的功能是可以無限擴充的,但這是你必需的嗎?


首先,容易造成功能閑置,系統空洞。


其次,功能越全,系統越復雜,使用越困難,維護越麻煩。


再次,功能多一點,價格多一片,一次性投入太大。


最后,服務成本直線上升,隱性風險增大,甚至會半途而廢。


選購OA系統時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力,如果以適用為出發點,那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能,選一個功能緊湊,滿足自己核心需求的既便宜又容易擴展的系統。


其實,就OA的功能來說,無論是知名名牌公司還是不知名的小公司,60%的內容都是相同的,只不過應用深度不同。而OA的功能每增加10%,價格至少會增加100%~300%,決策人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。


需要注意的是,為滿足中小企業客戶“小而全”的特點,有的OA集成了人事、客戶,財務等功能模塊,這些模塊往往是“看起來很美”,并不能代替專業的管理軟件,只能做最簡單的記錄和備份工作。



誤區.5


價格越貴越好


選擇的OA系統越貴,可能發生的問題就越少?


首先,判斷一個OA系統好不好的根本原則不是看它的價格,而是看它是否適合自己。


其次,價格越高,投人越大,負擔越重,風險越高。


再次,選擇價格昂貴的名牌產品,其實是在替廠家支付廣告費。


最后,產品可能沒有產品化,開發商還是按照項目在做,沒有成本優勢。



誤區.6


價格越低越好


價格低固然是好事,但是不能太離譜。


質量問題。這種價格極低的OA多是小公司或個人開發的,還有可能是個人離職后從原來的企業里帶出來的,產品的穩定性、升級性、版權等都沒有保障。


隱性成本。有的軟件看起來便宜,但是有用戶數限制,比如某OA軟件報價5800元,但是只支持20個初始用戶,另外每增加10個人需付2000元,這樣50個人的單位就得11800元,還有比這個更高的用戶費呢。


服務問題,這種軟件一般無法提供可靠的服務,即使提供服務也要付出高昂的服務費。軟件的服務是和產品融為一體的,軟件報價應該包括一個合理的后續服務的費用,不然用戶利益得不到有效的保障,服務費就成了一個無底洞。


過低的報價往往損失了軟件應用的功能和服務,是對客戶的不負責任。


還有很多原因導致產品低于正常銷售價格,比如惡性競爭、搶占市場、爭奪用戶等,這就要求用戶不能貪圖便宜,最終損害了自己的利益。



誤區.7


系統越透明開放、越自由越好


網絡辦公就是讓一切都變得透明、開放、自由嗎?


開放必須是相對的,如果所有員工都可以在網上隨意瀏覽單位的財務數據、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件,就很容易造成泄密,給企業帶來不可估量的損失。


為解決開放和保密的矛盾,好的OA系統都可以讓用戶很方便地進行權限設置,這樣既方便各種文件在系統內的統一管理又保證安全,管理者根據職位高低給員工設置不同的訪問權限,只有具有相應權限的人才能夠看到這些資料,其他人則看不到。



誤區.8


系統應該完全符合組織的辦公模式


如果要找到一個完全符合組織辦公模式的系統,那么這樣的系統價值在哪里?


首先,軟件必須能體現它自身的思想和特點,因為這是軟件的所在價值。


其次,OA系統不是將傳統辦公搬到網上,它融合了先進的管理理念和積極的工作態度,體現了嶄新的辦公方式。


再次,OA的公開、公正、透明有可能會觸及某些人的私人利益,使之產生抵觸心理。


因為OA系統是對舊模式的改造,所以會與舊有的辦公習慣和慣性思維產生一些沖突,這就要求單位能夠積極創新,勇于變革,從觀念和行動上除舊納新。


所以應該選擇那些具有先進的管理思想,能夠產生推動作用的OA產品,而不是一味地追求符合自己使用習慣的,也要主動地去適應軟件,因為推動管理進步是應用軟件的最終目的。


為了讓用戶能夠順暢地工作,優秀OA系統均可以讓用戶自定義工作流程,化解件模式化與組織個性化之間的沖突。



誤區.9


大廠商開發的一定好


大廠商開發的不一定好,即使好又真的適合你嗎?


首先,術業有專攻,大企業能做強某個軟件或者硬件,卻不一定能做好OA,因為它們是不同的概念。


其次,大企業開發的OA系統價格驚人,往往是普通OA的數倍甚至數十倍。


再次,OA系統的開發技術和理念日漸成熟,很多公司都開發出了優秀的0A軟件。


最后,大企業開發的OA系統更適合大企業來用,因為中小企業使用的版本需要具有中小企業特色,包括結構、功能、流程、維護方式等。相反,規模不是很大的公司開發出來的系統可能更實用,因為他們對中小企業的理解更直接,更深刻。



誤區.10


選一套OA軟件來徹底改善管理


組織管理混亂,能通過一個軟件來解決問題嗎?


首先,管理混亂是因為沒有規范的流程,而規范的流程需要人來制定,然后借助OA系統使流程得到有效的執行。


其次,OA是一個工具,不具有主觀能動性,管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等都需要人來完成。


再次,OA的作用是提高整個組織的辦公效率和質量,將人從低端工作中解放出來處理核心事務。


所以,過低或過高地看待OA的作用都是不正確的,只有提高整個組織的人員素質,特別是領導者素質,才能徹底提高管理水平。OA與人的作用應該是相輔相成、互相促進。



誤區.11


一步到位、一勞永逸


一步到位就能一勞永逸嗎?


首先,組織發展不會一步到位,人員、規模、制度、思維、文化等都在不的調整、改進。


其次,產品發展不會一步到位,應用技術、功能模塊、管理理念日新月異,必須時刻更新。


再次,社會發展不會一步到位,社會進步突飛猛進,要么創新,要么淘汰。


任何軟件都是滿足當前乃至未來一段時同的需要,不可能一步到位,一勞永逸。軟件沒有最好,只有更好,只有保持不斷的改進,才會保持持續的優勢。所以在選擇軟件的時候,應該選擇那些易于擴充升級的。



誤區.12


好的OA系統并不需要什么服務


服務既費錢又麻煩,找個完善的OA來省卻諸多煩心事?


首先,買軟件只是第一步,真正的工作在于應用,這是個長期的過程,沒有可靠的服務是不可能做好的。


其次,OA系統發展迅速,拒絕服務也就拒絕了持續改進、持續領先的機會。


再次,單位自己的維護人員的技術水平很難滿足技術發展需要。

從長遠看,軟件商的服務更專業,風險和成本更低。


總之,選擇OA有五大標準,那就是理念先進、功能適用、使用方便、服務到位、價格合理。


其中最重要的一點就是“適用”,買軟件之前一定先問問自己:

我為什么要用OA?

我用OA主要解決哪方面的問題?

我準備用這套OA解決幾年內的問題?

我主要用OA的哪些功能?

哪些人、多少人要用OA?

我能承受什么價格的OA……


必須形成清晰的分析報告,而不是憑模糊的感覺來判斷,這樣你就可以將主動權掌握在自己手里,而不被賣家的花言巧語所蠱惑和欺騙。

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